Secrétaire Association Locale H/F - Federation Admr

Premier réseau associatif français de proximité, l'ADMR est LA référence du service à la personne depuis près de 70 ans.Dans les Alpes de Haute Provence c'est un réseau de 33 associations locales et plus de 600 salarié(e)s qui vous accompagnent au quotidien avec une gamme de services qui vous est dédiée (ménage, repassage, accompagnement aux courses?).Suivant des formations internes, notre personnel est qualifié, compétent et intervient dans toutes les communes des Alpes-de-Haute-Provence.
Votre agence recherche un/une Secrétaire d'Association Locale
Vous serez garant de l'Offre de service :
- Accueil physique et téléphonique du client ;
- Enregistrement de la demande, évaluation des besoins ;
- Préparation des éléments et documents, pour le devis et les contrats ;
- Gestion des plannings salariés : Préparation, suivi et mises à jour des éléments de planning à l'aide des outils mis en place et respect de la réglementation, gestion des absences et des remplacements.
- Elaboration des plannings mensuels dans les délais

Suivi des interventions : contrôles journaliers des interventions

Organisation de l'aide :
- Enregistrement des demandes et renouvellement d'accords selon les procédures en place
- Préparation des éléments pour l'établissement des contrats de travail
- Organisation avec l'encadrement des RDV de médecine de travail, des entretiens du personnel
- Recueil des CP et préparation d'un planning de remplacement à faire valider au supérieur hiérarchique et / ou aux bénévoles
- Mise à jour, suivi, classement et archivage des dossiers salariés
- Réception et transmission des chèques conformément aux procédures établies
- Dépouillement du courrier
- Transmission aux bénévoles et/ou responsables de secteur de tout type d'informations
- Classement
- Frappe de certains courriers

Paye/facturation/comptabilité
- Suivi des accords , contrôle du respect des plans d'aide (besoins de la personne, nombre d'heures attribuées)
- Recensement, suivi et envoi des variables de payes
- Réception, contrôle des feuilles de travail
-- Préparation des virements et chèques de la paye
- Envoi des factures et courriers de réclamation

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents,Accueillir, orienter, renseigner un public,aisance avec les outils informatique

Permis: B mention 79.06 (= EB) souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.