Assistant Administratif H/F - Fayolle

Les Etablissements A. Philippon est une entreprise générale de bâtiment basée à Andilly, dans le Val d'Oise. Nous répondons aux besoins de nos clients, dans l'entretien de patrimoines immobiliers et de bâtiments fonctionnels, avec pour ambition de toujours conserver la maîtrise technique et économique des projets sur lesquels nous intervenons.

Créée en 1974, Les Etablissements A. Philippon est une filiale de Fayolle, groupe indépendant français, acteur majeur du BTP en Ile-de-France

Rattachée à la référente administrative, vous avez pour mission de renforcer l'organisation administrative de Philippon et de prendre progressivement en charge les tâches administratives récurrentes.

Le poste est construit autour d'une montée en compétences progressive, avec un objectif d'autonomie à moyen terme.

À ce titre, vous aurez pour responsabilités :

1. Gestion administrative quotidienne - prise de poste

• Assurer le standard téléphonique et l'orientation des appels ;
• Réceptionner, enregistrer, classer et diffuser le courrier ;
• Préparer les envois courriers, recommandés et Chronopost, et assurer leur traçabilité ;
• Assurer le classement et l'archivage des documents ;

2. Suivi des commandes et de la facturation - montée en autonomie

• Enregistrer et suivre les bons de commande, notamment les bons d'entretien ;
• Assurer le rapprochement entre bons de commande et factures ;
• Identifier les anomalies ou éléments manquants;
• Effectuer les relances nécessaires ;
• Assurer la mise à jour des tableaux de suivi.

3. Suivi administratif de la sous-traitance - évolution à moyen terme

• Assurer le suivi des demandes d'agrément DC4 ;
• Préparer et diffuser les dossiers et suivre leur retour ;
• Assurer la diffusion et le suivi de signature des contrats de sous-traitance ;
• Contrôler la présence et la validité des pièces administratives des sous-traitants ;
• Relancer les dossiers incomplets ou non retournés ;
• Assurer le classement des contrats signés sur le serveur ;
• Tenir à jour le tableau de suivi administratif des sous-traitants par chantier (tableau existant)

Nous recherchons une personne rigoureuse, organisée, réactive et fiable, disposant d'un bon relationnel et d'une réelle capacité à assurer le suivi des dossiers.

Le poste est ouvert au profil débutant doté d'une formation adaptée au métier (BEP secrétaire, CAP secrétaire, diplômé d'un organisme de formation en secrétariat)

Une première expérience en assistanat administratif ou assistanat travaux est appréciée, mais n'est pas indispensable.

La maîtrise d'Excel, Word et des outils informatiques est attendue.

Une connaissance du secteur du bâtiment et de la gestion des sous-traitants constitue un plus.