Workplace Experience Senior Coordinator H/F - Korn Ferry UK

About the Role:

Fixed term maternity cover contract (6 months).

As a CBRE Workplace Experience Senior coordinator, you'll be responsible for delivering a world-class customer service experience to employees and guests of a designated building.

This job is part of the Workplace Experience function. They are responsible for providing world-class customer service to the clients and visitors of a designated building.

What You'll Do:

• First point of contact for all those entering the facility. Greet them with a friendly and welcoming demeanor. Issue visitor and parking passes and follow security protocols. Escort visitors to the proper location.
• Make a memorable first impression by answering the telephone in a professional manner.
• Arrange and confirm recreational, dining, and business activities on behalf of the requestor.
• Manage janitorial or maintenance work orders as needed. Address issues with vendors or staff as needed.
• Escalate inquiries or complaints from employees, guests, and co-workers.
• Provide support for the team as directed including office supply management, meeting coordination, and equipment care.
• Create customized client materials that follow brand guidelines.
• Follow property-specific security and emergency procedures. Notify appropriate parties to ensure the safety of all individuals in the building.
• Recognize and solve typical and atypical problems that can occur in own work area without supervisory approval.
• Evaluate and select solutions from established options.
• Impact team through the quality of the services or information provided.
• Follow standardized procedures and practices and receives regular but moderate supervision and guidance.

À propos du poste

En tant que Workplace Experience Senior Coordinator chez CBRE, vous serez responsable d'offrir une expérience de service client de premier ordre aux employés et aux visiteurs d'un bâtiment dédié.

Ce poste fait partie de la fonction Workplace Experience, qui a pour objectif de fournir un service client d'excellence aux clients et aux visiteurs d'un site.

Vos principales responsabilités

• Être le premier point de contact pour toutes les personnes entrant dans les locaux. Accueillir les employés et visiteurs de manière chaleureuse et professionnelle.
• Délivrer les badges visiteurs et autorisations de stationnement, conformément aux procédures de sécurité, et accompagner les visiteurs jusqu'à leur destination.
• Faire une excellente première impression en répondant au téléphone de manière professionnelle.
• Organiser et confirmer, à la demande des collaborateurs, différentes activités récréatives, de restauration ou professionnelles.
• Gérer les demandes d'intervention de maintenance ou de nettoyage lorsque nécessaire et traiter les éventuels problèmes avec les prestataires ou les équipes internes.
• Prendre en charge les demandes ou réclamations des employés, visiteurs et collègues et les escalader auprès des interlocuteurs appropriés lorsque nécessaire.
• Apporter un soutien à l'équipe selon les besoins : gestion des fournitures de bureau, coordination des réunions, gestion et entretien des équipements, etc.
• Créer des supports personnalisés pour les clients, dans le respect des directives et standards de la marque.
• Respecter les procédures de sécurité et d'urgence propres au site et informer les interlocuteurs concernés afin de garantir la sécurité de toutes les personnes présentes dans le bâtiment.
• Identifier et résoudre les problèmes, qu'ils soient courants ou plus complexes, dans son périmètre d'activité, sans nécessiter systématiquement l'intervention d'un supérieur hiérarchique.
• Évaluer les différentes solutions disponibles et sélectionner la solution la plus appropriée parmi les options établies.
• Contribuer à la performance de l'équipe grâce à la qualité des services et des informations fournis.
• Respecter les procédures et pratiques standardisées et travailler sous une supervision régulière, avec un niveau d'accompagnement modéré.

What You'll Need:
High School Diploma or GED with 2-3 years of job-related experience.
An established understanding of work routines and standards and applying skills and knowledge in a range of processes, procedures, and systems are required.
Requires intermediate problem-solving skills with the capacity to review and select solutions from available options without supervisory approval.
Ability to explain detailed and complicated information within the team in a clear and concise manner.
Advanced knowledge of Microsoft Office products. Examples include Word, Excel, Outlook, etc.
Strong organizational skills with a robust inquisitive mindset.

Profil recherché

Diplôme de niveau secondaire (High School Diploma/GED) avec 2 à 3 ans d'expérience professionnelle pertinente.
Bonne compréhension des processus, standards et méthodes de travail, ainsi que capacité à appliquer ses compétences dans différents processus, procédures et systèmes.
Bonnes capacités de résolution de problèmes, avec la capacité d'analyser une situation et de choisir une solution parmi les options disponibles sans supervision directe.
Capacité à expliquer des informations détaillées et complexes de manière claire et concise au sein de l'équipe.
Maîtrise avancée des outils Microsoft Office, notamment Word, Excel et Outlook.
Excellentes capacités organisationnelles et esprit curieux, avec une forte capacité à poser les bonnes questions et à rechercher des solutions.