Assistant de Direction - Remplacement Maladie Ccas H/F - MAIRIE de BASSENS

Vos Activités principales :
Veiller au bon fonctionnement technique, administratif et financier du service :
Travailler en collaboration avec la Direction sur la mise en oeuvre des orientations en cohérence avec le programme municipal
Assurer la mise en place et le suivi des projets en cours
Mettre en place des procédures pour faciliter l'accès aux différents logiciels et techniques de travail
Faciliter l'utilisation du logiciel ELISSAR par des mises à jour et améliorations fréquentes en lien avec le SAV
Gérer le courrier « arrivée » avec le logiciel BL POST OFFICE
Réaliser la gestion administrative des conseils d'administration du CCAS et commissions solidarité
Procéder à la validation dématérialisée des actes administratifs avec le logiciel FAST
Assurer le suivi de demande de financement
Gérer le suivi de la comptabilité de la plateforme (réalisation de bons de commande, gestion et classement des factures)
Assurer le suivi budgétaire de la plateforme (mise à jour des tableaux de suivi et points budget réguliers)
Travailler la préparation budgétaire en collaboration avec la directrice et les finances
Assurer la gestion des régies d'avances et de recettes
Etablir des statistiques selon les besoins du service
Gérer les listings et mise en place des colis et repas des séniors en collaboration avec l'équipe

Accueillir, renseigner, informer le public :
Accueillir physiquement et téléphoniquement et écouter les demandes de tous les publics
S'adapter en fonction de tous les interlocuteurs
Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
Gérer les éventuelles situations de tension ou de crise et réagir avec pertinence dans les situations d'urgence
Prendre et/ou organiser les rendez-vous des agents de la plateforme ainsi que des permanences
Assurer l'accueil et l'information du point relais CAF,
Distribuer le courrier des personnes domiciliées,
Etre l'intermédiaire entre le public et les différents professionnels de la plateforme

Identifier les demandes et orienter vers les services ou organismes compétents :
Comprendre la demande, identifier la nature et le degré d'urgence et orienter les personnes vers les services concernés
S'assurer que les personnes orientées soit en mesure d'accéder aux services identifiés
Renseigner les demandeurs sur l'organisation et le fonctionnement des services
Identifier le service compétent en fonction de la demande et transmettre l'information

Accompagner dans les démarches administratives ou numériques initiales :
Communiquer si besoin la liste des pièces nécessaires à l'ouverture d'un dossier administratif
Aider les personnes à rédiger des documents administratifs et vérifier avant de les orienter que le dossier nécessaire à la démarche soit complet
Intervenir auprès des services et des organismes pour expliquer et clarifier la situation des personnes

Diplômes requis : Niveau requis V et plus, connaissance domaines social et administratif
Formations et qualifications nécessaires : Maîtrise de logiciels spécifiques et formation en lien avec l'activité du poste
Horaires du poste : Lundi 9h -17h / Mardi 08h30-18h / Mercredi 08h30/17h00 / Jeudi 08h30-18H / Vendredi 8h30 - 12h ou 17h ( une semaine sur deux)

PRISE DE POSTE DES QUE POSSIBLE
=> Votre candidature est à envoyer par mail munie d'une lettre de motivation

Experience: 2 An(s)

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Bureautique et outils collaboratifs,Logiciels de gestion de base de données,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Maitrise du logiciel BL POST OFFICE,Maîtrise du logiciel FAST,Maîtrise du logiciel SAP Business Objects ,Logiciel ELISSAR

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.