Référent Évènementiel et Relations Publiques - Villepinte H/F - Communes

Un Référent évènementiel et relations publiques (F/H)
CDD de remplacement - 1 mois renouvelable


La Direction du Protocole comprend un directeur, une assistante de direction, une unité Relations Publiques et un service Logistique.

L'unité des relations publiques, placée sous l'autorité du Directeur, a en charge la gestion des budgets des cérémonies et l'organisation des événements de la Direction.
Les missions du Référent Evènementiel-Relations publiques sont :
1- Gestion du budget des cérémonies
2- Organisation et suivi des cérémonies de la Direction
3- Tenue de la régie d'avance et des recettes - fêtes et Cérémonies - (suppléante)
4- Suivi administratif des actions Relations Publiques

VOS MISSIONS ET ACTIVITES

Mission 1 : Organisation et suivi administratif des cérémonies - - Gestion de budget
- Gestion du budget des cérémonies
- Suivi des dossiers des manifestations : Voeux du Maire aux VIP, etc...
- Suivi des dossiers des cérémonies, Inaugurations, Pause de 1ère pierre, Hommages, etc...
- Gestion du budget centralisé des traiteurs pour les différentes manifestations organisées par la ville ainsi que pour les Elections
- Suppléante tenue des régies d'avances et des recettes des Fêtes et Cérémonies

Mission 2 : Cogestion des manifestations
- Gestion des inscriptions des récipiendaires
- Gestion et prêt de matériel aux services municipaux / établissements scolaires / associations et particuliers
- Cogestion et suivi d'événements cérémoniaux :
Diplômes du travail
Cérémonies Anniversaires de mariage
Cérémonies Naturalisation
Cérémonies Nouveaux Villepintois...
- Service lors des événements et des Cocktails
- Suivi de la gestion placée des Actions
- Composition des cadeaux et package Goodies et autres récompenses

Mission 3 : Suivi Administratif des Actions Relations Publiques
- Décisions
- Courriers
- Notes
- MAPA

Mission 4 : Mobilisation de la gestion de Crise
- Accueil
- Phoning


Intérêts et difficultés du poste

- Cogestion et participation aux différentes manifestations organisées par la Direction en soirée, week-end et jours fériés
- Assurer le remplacement de son binôme

Savoirs :
- Techniques de secrétariat
- Techniques et outils de gestion

Savoirs faire:
- Appréhender le caractère d'urgence des informations à transmettre
- Rechercher et diffuser des informations
- Maîtrise du Pack Office
- Capacité d'adaptation

Savoirs être
- Sens du relationnel avec les différents publics
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Autonomie et sens de l'organisation
- Bonne présentation
- Bonne élocution
- Organisée
- Assidue
- Disponible
- Polyvalente