Chargé d'Accueil - Poussan H/F - Communes

Dans le cadre d'une réorganisation de service, la ville de Poussan créé et recrute un poste de Chargé d'accueil H/F sous l'autorité directe du Responsable de service et de la Direction du Pôle Affaires Générales.

Situation statutaire du poste :
Catégorie : C ou B
Filière : Administrative,
Cadre d'emploi : adjoint administratif ou rédacteur
Temps de travail : Temps complet et modulable, 1607 heures annuelles

Horaires de travail :
Du LUNDI au VENDREDI
Les horaires sont variables et modulables en fonction des nécessités de service.

Description du poste :
- Accueil et renseignement du public sur place et par téléphone
- Orientation du public vers les services ou organismes compétents
- Traitement administratif de dossiers et du secrétariat
- Affichage d'informations
- Gestion des mails
- Rédaction de documents
- Préparation et organisation de divers évènements mis en place par la Commune
- Gestion du Dispositif Recueil (dépôt et remise des titres sécurisés, traitement des recueils)

Missions complémentaires :

-En matière d'état civil :

- Établissements et délivrances des actes d'état-civil (naissances, mariages, décès...)
- Appositions des mentions sur les registres d'état-civil
- Déclarations et dissolutions de PACS
- Changements de noms
- Changements de prénoms
- Préparation des dossiers de mariage
- Délivrance des livrets de famille
- Traitement des demandes par COMEDEC
- Tenue administrative des registres
- Recensement citoyen
- Attestation d'accueil
- Instruction des parrainages civils

-Dans le domaine funéraire :

- Gestion du cimetière : renouvellements, reprises ou acquisitions de concessions
- Facturation des ventes de concessions et columbariums
- Autorisations d'inhumations, d'exhumations, de travaux...
- Enregistrement de toutes les opérations dans le logiciel dédié
- Contrôle de l'état des concessions et répertorier celles qui arrivent à terme
- Veiller au respect de la réglementation en vigueur et du règlement intérieur du cimetière
- Assister le responsable du service pour l'ensemble des procédures et mettre à jour la base de données

-En matière électorale :

- Gestion de la liste électorale - Alimenter le Répertoire Unique Electoral
- Inscriptions, radiations, changements d'adresses des électeurs
- Préparation des scrutins
- Emission des cartes électorales
- Transmettre les données à l'INSEE

QUALITÉS REQUISES

- Sens de l'organisation, méthodique et rigoureux
- Sens du travail en équipe
- Sens du service public
- Discrétion et secret professionnel
- Disponibilité
- Capacité à travailler dans l'urgence et à gérer les priorités
- Qualités d'accueil et d'écoute
- Qualités relationnelles, Autonomie, Initiative

COMPÉTENCES

-Techniques d'accueil

- Accueillir le public avec amabilité
- S'exprimer clairement
- Reformuler les demandes
- Recevoir, filtrer et orienter les appels téléphoniques
- Traduire le vocabulaire professionnel en langage clair et compréhensible par tous

-Techniques et outils de communication

- Utiliser les outils bureautiques (Excel, Word, Phase Web Elections, Adic, Elabor...)
- Rechercher et mettre en relation des correspondants
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité

-Techniques de secrétariat

- Prise de notes
- Règles de base en orthographe et grammaire

-Techniques de recherche documentaire

- Diffuser des informations ou des documents par voie d'affichage ou au sein des services
- Rechercher, sélectionner et synthétiser des documents