Secretaire de Commandement H/F - TERRE

Vous aurez la responsabilité de :
- Traiter/diffuser/enregistrer, les courriers « ARRIVEE » reçus sous format dématérialisé par le biais de la messagerie officielle,
- Procéder à l'envoi après validation par une autorité du courrier électronique "départ" aux destinataires indiqués (vérification de conformité de la charte graphique des documents avant la mise à la signature),
- Coordonner l'activité "hébergement" (planning de réservation) pour le personnel venant en exercice sur le site de Mailly et veiller aux conditions d'accueil du personnel hébergé (états des lieux entrants/sortants),
- Gérer la réservation des différents salles de réunion du centre et veiller à leur entretien par un contrôle à la réintégration,
- Préparer les réunions pour le commandement (mise en place de la salle, moyen informatique, café d'accueil et remise en conditions de l'ensemble à l'issue),
- Réceptionnerez les appels téléphoniques
- Assurer l'accueil et l'orientation des visiteurs,
- Exploiter et mettre à jour la documentation nécessaire à la cellule,
- Assurer la reprographie de documents,
- Participer aux activités du centre,
- Assurer la suppléance du secrétariat.

Vous justifiez d'une expérience significative, plus précisément dans le domaine administratif. Vous avez des connaissances en rédaction de courriers, vous maîtrisez les outils bureautiques. Votre sens de la rigueur, votre autonomie et votre prise d'initiative sont indispensables à l'exercice de ces missions.
Sur les besoins du poste, possibilité de suivre des formations (initiation ou perfectionnement) liées à la suite bureautique (Word, Excel, Outlook...) et logiciels spécifiques.