Assistant Administrative et Financière de la Formation H/F - Osengo RH

OSENGO est un Groupe spécialisé dans l'insertion, la formation professionnelle et l'alternance.
Existant depuis plus de 40 ans, nous avons près de 30 sites de formation implantés dans 4 régions.
Portés par des valeurs de satisfaction, de réussite, de qualité et de développement personnel, nous avons pour vocation de proposer et conduire des formations adaptées aux besoins des entreprises et des salariés, des jeunes et des demandeurs d'emploi.

Finalité du poste

L'Assistant(e) Administrative et financière assure le suivi administratif et financier des actions de formation, qu'elles soient réalisées dans le cadre de l'alternance ou financées par des dispositifs individuels ou professionnels : CPF, financement personnel, financement entreprise ou tout autre dispositif mobilisé par la structure.

Il/elle veille à la complétude et à la conformité des dossiers, assure le suivi de la facturation et des financements et garantit la fiabilité des informations enregistrées dans l'ERP interne.

Il/elle assure également la transmission des éléments nécessaires au service comptable et contribue au suivi des indicateurs d'activité de la structure.

2. Positionnement et relations professionnelles

L'Assistant(e) Administrative et financière exerce ses fonctions sous la responsabilité de la Direction et dans le respect des procédures définies au niveau du groupe.

Il/elle travaille en lien régulier avec les équipes internes de l'agence, les services du siège et du groupe, notamment les services comptables et administratifs.

Dans le cadre du suivi des dossiers, il/elle est également amené(e) à échanger avec les entreprises clientes, les apprenants, les OPCO ainsi que les différents organismes et financeurs publics ou privés.

3. Missions principales

Gestion administrative de l'alternance

Établir et contrôler les documents nécessaires à la contractualisation des contrats d'apprentissage : CERFA, conventions de formation, avenants et documents associés.

Assurer l'enregistrement et le suivi des contrats auprès des OPCO et sur les différentes plateformes concernées.

Veiller à la complétude des dossiers administratifs des apprentis et des entreprises.

Assurer le suivi des documents liés à la réalisation des formations : feuilles d'émargement, attestations, justificatifs et pièces nécessaires à la facturation.

Suivre les accords de prise en charge, les financements, les échéances et les éventuels écarts ou rejets.

Gestion administrative des formations hors alternance

Assurer le suivi administratif des actions financées par CPF, financement personnel, financement entreprise ou tout autre dispositif individuel ou professionnel.

Créer et compléter les dossiers des bénéficiaires et des entreprises.

Contrôler les modalités de financement et les éléments nécessaires à la contractualisation et à la facturation.

S'assurer de la présence de l'ensemble des pièces administratives et justificatives nécessaires à la conformité du dossier.

Assurer le suivi des dossiers depuis leur création jusqu'à leur clôture administrative et financière.

Suivi financier et facturation

Préparer et assurer la facturation des prestations conformément aux modalités de financement définies.

Suivre les prises en charge, les échéanciers de facturation et les règlements.

Identifier les dossiers restant à facturer, à régulariser ou présentant des anomalies.

Effectuer les contrôles nécessaires entre les prestations réalisées, les financements accordés et les montants facturés.

Transmettre au service comptabilité les informations et justificatifs nécessaires au suivi comptable.

Alerter la Direction et les services concernés en cas de retard, de rejet, d'écart de financement ou de dysfonctionnement.

Gestion et fiabilisation de l'ERP interne

Créer et mettre à jour les dossiers dans l'ERP interne.

Enregistrer et contrôler les informations relatives aux apprenants, entreprises, actions de formation et différents modes de financement.

Assurer la mise à jour des commandes, éléments de facturation, chiffre d'affaires, prises en charge et règlements.

Veiller à la cohérence entre les informations présentes dans l'ERP et les documents administratifs et financiers.

Garantir la qualité, la complétude et la fiabilité des données saisies.

Identifier les dossiers incomplets ou présentant des incohérences et procéder à leur régularisation.

Suivi de l'activité et qualité

Compléter et mettre à jour les tableaux de bord et indicateurs internes.

Participer au suivi des principaux indicateurs administratifs et financiers : activité réalisée, chiffre d'affaires, facturation, financements, dossiers en attente et encaissements.

Assurer le suivi des indicateurs du CFA en lien avec les exigences de la certification Qualiopi.

Contribuer à la préparation des éléments nécessaires aux contrôles, audits et démarches qualité.

Créer, adapter et mettre à jour les outils de suivi et les documents administratifs nécessaires à l'activité.

Signaler à la Direction tout dysfonctionnement, anomalie ou risque identifié dans le traitement des dossiers.

Ces missions sont non exhaustives et pourront évoluer en fonction de l'activité et de l'organisation de la structure.

Formation

Formation souhaitée de niveau Bac +2 à Bac +3 dans les domaines de la gestion, de l'administration, de l'assistanat de direction ou de la gestion des entreprises.

Une formation de type BTS Gestion de la PME, BTS Support à l'Action Managériale, BUT Gestion des Entreprises et des Administrations ou formation équivalente sera particulièrement adaptée.

Expérience

Une première expérience dans une fonction administrative, de gestion ou de facturation est appréciée.

Une expérience dans le domaine de la formation professionnelle, de l'apprentissage ou au sein d'un CFA constitue un atout mais n'est pas indispensable.

Le poste peut convenir à un profil junior disposant de bonnes capacités d'organisation, de rigueur et d'apprentissage.

5. Compétences attendues

Compétences techniques

Bonne maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, Word et Outlook.

Aisance dans l'utilisation d'outils de gestion et capacité à prendre en main un ERP interne.

Capacité à traiter et contrôler des données administratives et financières.

Connaissances de base en gestion, facturation et suivi financier.

La connaissance des dispositifs de financement de la formation professionnelle, de l'alternance, des OPCO et du CPF constitue un plus.

Maîtrise des méthodes de classement, d'archivage et de gestion documentaire.

Compétences organisationnelles

Rigueur et fiabilité dans le traitement des informations.

Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément et à respecter les échéances.

Sens des priorités et capacité d'anticipation.

Capacité à identifier une anomalie et à rechercher les informations nécessaires à sa résolution.

Autonomie dans l'organisation du travail, dans le respect des procédures internes.

Compétences relationnelles

Bon relationnel et capacité à communiquer avec des interlocuteurs variés.

Sens du service et capacité à travailler en équipe.

Discrétion et respect de la confidentialité des informations traitées.

Capacité d'adaptation.

Capacité à alerter et à rendre compte de manière claire à sa hiérarchie.