Assistant Administrative H/F - Tout Cérébrolésé Assistance

L'association Tout Cérébrolésé Assistance, loi 1901, propose un accompagnement spécialisé à la vie quotidienne, sociale et citoyenne au sein de dispositifs inclusifs d'habitats partagés, auprès de personnes en situation de handicap.

Depuis plus de 20 ans, nous oeuvrons pour le développement de solutions innovantes pour les personnes en situation de handicap ayant fait le choix de vivre en milieu ordinaire.

Ainsi, nous disposons d'un savoir-faire spécifique dans l'accompagnement en habitat inclusif.

Le poste

L'Assistant(e) administrative assure les activités administratives nécessaires au bon fonctionnement du service et contribue à la qualité du suivi des dossiers. Il/Elle assure le traitement, le classement, la mise à jour et la transmission des informations administratives, dans le respect des procédures internes et de la confidentialité des données.

Missions principales

Gestion administrative courante

• Assurer l'accueil téléphonique et, selon l'organisation du service, l'accueil physique.
• Participer à l'ouverture et à la fermeture des bureaux
• Réceptionner, traiter et orienter les appels, courriers et courriels.
• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, tableaux et documents administratifs.
• Assurer le suivi des demandes administratives et leur transmission aux interlocuteurs concernés.
• Effectuer les saisies et mises à jour dans les outils et logiciels utilisés par l'association.
• Assurer le classement et l'archivage des documents selon les règles définies.
• Veiller à la bonne tenue et à l'actualisation des dossiers administratifs.

Suivi et gestion des dossiers du personnel

• Constituer les dossiers administratifs des salariés et assurer la mise à jour des pièces obligatoires ainsi que le contrôle d'honorabilité
• Réaliser les contrats de travail (CDI, CDD) et les déclarations préalables à l'embauche (DPAE)
• Assurer la mise à jour du Registre Unique du Personnel et du registre des accidents du travail
• Effectuer les recherches et extractions d'informations nécessaires au suivi administratif.
• Signaler les dossiers incomplets ou les éléments nécessitant une intervention.

Appui administratif aux services

• Assurer la mise à jour de tableaux de suivi et bases de données
• Gérer et saisir les feuilles kilométriques et en vérifier la cohérence
• Participer à l'organisation administrative de certaines réunions, formations ou événements.
• Recueillir et transmettre les informations nécessaires au fonctionnement des services.

Gestion des moyens généraux

• Assurer le suivi et les commandes des fournitures administratives
• Gérer les réservations de salles et de véhicules de service et assurer le suivi des fiches téléphoniques

Appui au service des Ressources Humaines et paie

• Assurer un relais sur la gestion administrative des formations et la saisie des variables de paie

Compétences requises

• Maîtriser les outils bureautiques.
• Rédiger des courriers et documents professionnels.
• Organiser et classer des documents.
• Mettre à jour des tableaux de suivi.
• Rechercher et fiabiliser des informations.
• Respecter des procédures et circuits de validation.
• Gérer plusieurs demandes et priorités simultanément.
• Assurer un suivi administratif rigoureux.

Savoir-être

• Organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Autonomie et réactivité
• Capacité à travailler en équipe.
• Adopter une attitude professionnelle, courtoise et respectueuse dans les échanges avec l'ensemble des interlocuteurs.

Niveau de qualification et expérience

Formation : Formation de niveau Bac à Bac +2 dans le domaine administratif/secrétariat appréciée.

Expérience : Une expérience sur un poste administratif ou de secrétariat est souhaitée. Une expérience dans le secteur médico-social ou associatif constitue un atout.

Évolution du poste

Les missions peuvent être amenées à évoluer en fonction de l'organisation du service, des besoins de l'association et de l'évolution des outils et procédures internes.