Assistant Administratif et de Formation Temps Partiel 24H Hebdo H/F - Proch'Emploi

Cette offre est traitée par Proch'Emploi.

Proch'Emploi est un dispositif de la Région Hauts-de-France, déployé au sein de 22 bureaux territoriaux. Interlocuteur privilégié des entreprises, il leur propose un accompagnement sur mesure dans leurs enjeux RH, notamment dans leurs recrutements, en présélectionnant les profils adaptés à leurs besoins en compétences.

Proch'Emploi facilite ainsi la mise en relation entre les entreprises et les personnes en recherche d'emploi, au plus près des territoires.

Dans le cadre d'un TEMPS PARTIEL 24H HEBDO, Vous intègrerez une structure professionnelle assurant principalement une double mission auprès des entreprises (de toutes tailles et de tous secteurs d'activités) :

• Le conseil en relations sociales (droit social),
  • Relations collectives de travail / politiques sociales
  • Relations syndicales
  • Relations individuelles de travail
  • Aspect international et fiscal en lien avec les RH
• La formation professionnelle,
  • RH
  • Droit social
  • Droit des affaires
  • Management

Son équipe d'experts accompagne l'entreprise à chaque étape de son développement, en lui apportant des solutions relatives aux problématiques de droit social, droit des affaires et de ressources humaines.

Sa vision : Faire du droit le moteur du développement économique, social et humain de l'entreprise.

Son atout : Être intégrée dans un écosystème entrepreneurial reconnu

Au sein du Pôle Assistanat composé de 5 personnes, vous occuperez un poste polyvalent composé principalement des missions suivantes :

• Assistanat formation :
  • Gestion de la facturation : Réalisation, suivi, relance impayés, refacturation, suivi des prises en charge Opco,...
  • Veille à la conformité documentaire
  • Si besoin (car cela ne sera pas une mission régulière) : soutien à la gestion administrative des programmes de formation proposés : inscriptions, conventions, gestion matérielle,...
  • Travaux bureautiques et administratifs divers (ex : scannérisation de documents)

• Gestion du standard : Réception et prise en charge des sollicitations des entreprises
  • Accueil téléphonique (appels entrants) (pas d'accueil physique)
  • Qualification des demandes exprimées : Ecoute et compréhension/Analyse/Qualification du besoin, puis Retranscription des demandes dans la base CRM
  • Interface entre les entreprises et l'équipe afin de veiller à ce que la prise en charge des demandes soit rapide et efficace

A noter : Les sollicitations concernent essentiellement des sujets d'ordre juridique (droit social, droit des affaires,...) ou en lien avec l'offre de formations proposées par la structure.

• Assistanat administratif :
  • Mise à jour de la base de données CRM (avec possibles appels sortants pour actualiser les informations et contacts)
  • Suivi de divers indicateurs de prise en charge et de satisfaction des entreprises (KPI)
  • Appui aux actions de communication externe : newsletters, réseaux sociaux, mailings

A savoir :

• Certaines de ces missions sont partagées avec les autres assistants(es) du pôle, dans une logique de mutualisation et de polyvalence.
• Chaque typologie de missions s'opèrera sur des temps de travail distincts, sous couvert toutefois d'une souplesse organisationnelle en fonction des besoins du service.

Vous justifiez d'un niveau de formation Bac +2 en assistanat ou dans le domaine juridique, complété impérativement d'une expérience réussie de plusieurs années à un poste en assistanat nécessairement du type assistanat formation ou assistanat de direction en TPE/PME

Les qualités personnelles suivantes sont essentielles :

• Sens aïgu du service-clients + Aisance relationnelle en environnement BtoB
• Rigueur administrative
• Aisance (goût) avec les chiffres
• Agilité : Grande adaptabilité et souplesse organisationnelle / Goût pour la polyvalence
• Grand sens de l'organisation / méthode / planification
• Excellente présentation au téléphone
• Autonomie d'action
• Sens du travail en équipe
• Curiosité intellectuelle
• Discrétion

Par ailleurs,

• Vous avez nécessairement des connaissances dans le domaine de la formation ET/OU le domaine vous intéresse
• Vous avez idéalement des connaissances de base en droit social, ou/et le domaine juridique vous intéresse.
• Vous avez impérativement une bonne agilité avec les outils informatiques (CRM) et bureautiques (dont Excel)
• Vous avez une bonne aisance rédactionnelle, avec une parfaite maîtrise de l'orthographe/grammaire

Enfin, vous êtes bien prêt(e) à vus engager durablement sur le temps partiel prévu.