Secrétaire H/F - Hovia

Accueil et communication

• Assurer l'accueil physique et téléphonique et orienter les interlocuteurs.

• Recueillir et transmettre les messages et informations utiles.

• Assurer les échanges avec les partenaires et les services internes.

Gestion administrative

• Gérer le courrier entrant et sortant ainsi que les envois recommandés.

• Assurer le suivi et le classement des documents administratifs.

• Organiser et archiver les dossiers de manière rigoureuse.

• Effectuer les démarches administratives et les relances nécessaires.

Suivi comptable et RH

• Assurer le suivi administratif des factures fournisseurs.

• Participer à la gestion des dossiers individuels des salariés et au suivi des éléments variables de paie.

• Assurer le suivi administratif des sinistres en lien avec les assurances.

• Participer, le cas échéant, à la gestion des caisses.

Appui à la direction

• Préparer et mettre en forme les courriers, documents et dossiers.

• Organiser les réunions, rendez-vous et agendas.

• Contribuer à la préparation des réunions et événements.

• Assurer les prises de contact et relances auprès des interlocuteurs internes et externes.

• Apporter un soutien administratif et logistique à l'équipe de direction selon les besoins.

Travail en équipe et participation à la vie de l'établissement

• Participer aux réunions nécessaires au bon fonctionnement du service.

• Contribuer à la circulation fluide des informations, notamment sur les sujets RH.

• Assurer un suivi régulier des dossiers avec la direction des ressources humaines.

• Vous êtes organisé(e), rigoureux(se) et savez gérer plusieurs dossiers en parallèle.

• Vous êtes à l'aise dans les échanges avec différents interlocuteurs, à l'oral comme à l'écrit.

• Vous faites preuve de discrétion et de confidentialité, notamment dans le traitement des informations RH.

• Vous êtes autonome, réactif(ve) et savez prioriser les tâches en fonction des besoins.

• Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, messagerie).

• Vous avez le sens du service et appréciez le travail en équipe.

• Vous êtes capable de vous adapter à un environnement où les activités sont variées et où les priorités peuvent évoluer.

Une expérience dans un poste administratif, idéalement dans le secteur social, médico-social ou associatif, est appréciée.

Formation de niveau Bac à Bac +2 (assistanat de direction, gestion administrative, RH) ou expérience équivalente.

CDD à pourvoir dans le cadre d'un remplacement