Hote d'Accueil - Assistant Administratif H/F - Yschools Groupe Esc Troyesa
- Troyes - 10
- CDD
- Yschools Groupe Esc Troyesa
Les missions du poste
Y SCHOOLS RECRUTE UN.E
HÔTE-SSE D'ACCUEIL / ASSISTANT-E ADMINISTRATIF-VE !
Venez occuper un poste clé et hautement polyvalent !
Vous êtes non seulement la première image de notre campus pour tous nos visiteurs, mais vous assurez également un soutien administratif pour nos Services Généraux.
Vos missions :
Accueil et facilitation du quotidien :
- Assurer l'accueil physique et téléphonique (en français comme en anglais) de toutes les demandes internes et externes. Gestion du standard et prise de messages
- Trier et traiter le courrier (arrivées, affranchissement, recommandés, navettes inter-campus) et réserver le matériel de prêt
- Organiser les plannings de l'accueil et mettre à jour les informations pratiques
Assistanat Administratif & Services Généraux :
- Prendre en charge la gestion de la boîte mail dédiée aux Services Généraux et assurer des tâches administratives et comptables en lien avec le service
- Traiter les commandes (de la passation à la réception) et les factures (enregistrement, dépôt, relances et suivi des règlements)
- Coordonne la logistique interne : planifier et suivre les interventions de travaux sur site ; gérer la flotte automobile et réserver les billets de train pour les collaborateurs lors de déplacement
- Rédiger des courriers, mettre à jour les bases de données et préparer des dossiers officiels (déclarations de travaux, ERP) tout en assurant un archivage rigoureux
Vos atouts :
Votre parcours et expertise :
- Titulaire d'un Bac/Bac +2, vous justifiez idéalement d'une expérience significative sur un poste similaire alliant accueil et gestion administrative
- Vous maîtrisez le pack office et l'outil informatique ainsi que les techniques d'accueil et de communication
- Vous maîtrisez l'anglais afin de pouvoir renseigner et orienter un public international
Votre personnalité :
- Diplomate, coopéatif-ve et dôté-e d'une grande aisance relationnelle comme rédactionnelle, vous savez interagir avec tout type d'interlocuteur dans le plus strict respect de la confidentialité
- Vous faites preuve d'une grande rigueur, d'autonomie et de réactivité. Vous savez gérer votre stress face aux imprévus tout en respectant les délais qui vous sont confiés.
Informations pratiques : ce poste s'exerce du lundi au vendredi, avec des horaires variables fixés en fonction des contraintes d'ouverture de l'accueil du campus.
Qui sommes-nous ?
- Y SCHOOLS est un groupe d'enseignement supérieur historiquement basé à Troyes. Le groupe a progressivement déployé ses activités dans la région Grand Est et au Cameroun.
- Aujourd'hui il compte près de 1 000 étudiants au sein de quatre écoles de Bac à Bac +5 délivrant des diplômes visés et gradés par le Ministère de l'enseignement supérieur et de la recherche : SCBS, École Supérieure de Tourisme, École Supérieure de Design et École Internationale du Management et de l'Entrepreneuriat.
- En 2026, Y SCHOOLS a été racheté par Global University Systems - l'un des principaux groupes mondiaux d'enseignement supérieur privé.
Quelques informations sur le poste :
- Poste en CDD jusqu'au 23 décembre 2026 / Statut Employé / Temps Plein
- Poste basé à Troyes
Le profil recherché
Experience: 2 An(s)
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Normes rédactionnelles,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Environnement administratif, institutionnel et politique,Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Guide des bonnes pratiques de l'organisation,Normes rédactionnelles,Techniques de communication orales, écrites et numériques,Techniques de gestion administrative,Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier,Accueillir, orienter, renseigner un public,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Corriger et mettre en forme un document,Mettre à jour un dossier, une base de données,Mettre en forme un document,Numériser des documents, médias ou supports techniques,Prioriser des tâches en fonction des urgences et des besoins,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Veiller au respect des échéances administratives,Veiller au respect des procédures et réglementations en vigueur
Langues: Anglais exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Enseignement supérieur
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.