Assistante Administrative et Conduite d'Activité H/F - Voltaria

Entreprise
ICR Télécom
Entreprise spécialisée dans le raccordement des abonnés à la fibre optique, l'électricité générale et la pose de bornes de recharge électriques. Nous intervenons auprès de particuliers, d'entreprises et de collectivités pour garantir des prestations techniques de qualité et un service client irréprochable.
Intitulé du poste
Assistante administrative et conduite d'activité
Rattachement hiérarchique
Sous la responsabilité de la Direction
Missions principales
L'assistante administrative et conduite d'activité assure la coordination quotidienne entre l'équipe administrative, les techniciens terrain, les clients et les partenaires. Elle contribue à la bonne organisation des interventions, au suivi administratif et technique des dossiers, et au pilotage de l'activité opérationnelle de l'entreprise.
Responsabilités et tâches
1. Gestion administrative
- Accueil téléphonique et physique des clients, fournisseurs et techniciens.
- Rédaction, traitement et suivi des devis, commandes, factures et contrats clients.
- Classement, archivage et mise à jour des dossiers (clients, chantiers, fournisseurs).
- Gestion des fournitures, courriers et e-mails.
- Préparation des dossiers administratifs pour les chantiers et interventions (autorisation, plan, DICT.).
2. Conduite d'activité et planification
- Planification quotidienne des interventions techniciens (raccordement fibre, électricité, bornes).
- Suivi de l'avancement des chantiers et gestion des imprévus (absences, urgences, retards).
- Coordination entre les clients, les techniciens et la direction.
- Contrôle et saisie des comptes rendus d'intervention.
- Mise à jour des plannings et outils de suivi.
- Vérification de la conformité des travaux réalisés (qualité, sécurité, délais).

3. Suivi financier et reporting
- Préparation et transmission des éléments de facturation et de paie.
- Suivi des bons d'intervention, devis signés et factures clients.
- Gestion des relances clients et du suivi des paiements.
- Mise à jour des tableaux de bord de suivi d'activité.
4. Communication et coordination
- Assurer le lien permanent entre la direction, les équipes terrain et les clients.
- Participer à la diffusion de l'information interne (planning, consignes, priorités).
- Appuyer la direction dans la préparation de réunions et de bilans d'activité.
- Maintenir un climat de confiance et de coopération entre les services.
Profil recherché
Formation : Bac à Bac +2 minimum (type BTS Gestion PME-PMI, Assistant de gestion, Assistanat technique ou équivalent).
Compétences techniques :
- Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, logiciels de planification).
- Connaissance ou intérêt pour les domaines télécoms, électricité, énergie ou chantier technique.
- Capacité à gérer plusieurs priorités en parallèle.
- Aisance avec les chiffres, les plannings et le suivi d'activité.
Qualités personnelles :
- Sens de l'organisation, rigueur et autonomie.
- Bon relationnel et esprit d'équipe.
- Réactivité, capacité d'adaptation et sang-froid.
- Discrétion, fiabilité et sens du service.
- Capacité à anticiper et à résoudre les problèmes du quotidien.
Conditions de travail
- Contrat : CDI (ou CDD selon profil)
- Temps plein
- Lieu : 9 rue de l'Aérotrain - 91470 Limours
- Rémunération : selon profil et expérience
- Prise de poste : dès que possible

Experience: Débutant accepté

Compétences: Mettre à jour un dossier, une base de données,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Classer des documents

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Gestion de fonds

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.