Assistante de Direction au Sein de la Direction de l'Enfance et de la Famille H/F - Conseils départementaux

Assurer l'assistance administrative et organisationnelle de la Direction de l'Enfance et de la Famille, afin de garantir la continuité du service public, la bonne circulation de l'information et le suivi des dossiers sensibles liés à la protection de l'enfance et aux politiques familiales.

- Activités principales :
- Gérer l'agenda du Directeur
- Réceptionner les appels et organiser les rendez-vous
- Organiser et planifier des réunions, commissions et instances (convocations, logistique)
- Préparer et mettre en forme des dossiers (notes, synthèses, supports), créer des supports de communication, préparer et réaliser des PowerPoint
- Rédiger des courriers, compte-rendus et documents administratifs.
- Gérer le courrier entrant et sortant (enregistrement, diffusion)
- Gérer les demandes arrivées via Xcontact
- Classer et archiver des documents (souvent sensibles et confidentiels)
- Alimenter les tableaux de bord et outils de suivi récupération des données du SIDRE
- Assurer la transmission des informations
- Assurer la gestion des fournitures
- Assurer le suivi des dossiers de la direction
- Créer des outils de pilotage, de suivi et d'analyse
- Faire le lien entre la direction, les services internes et partenaires externes : DAST, établissements (MECS, familles d'accueil, LVA), justice, éducation nationale, santé...

- Activités spécifiques :
- Suivre des aides financières aux jeunes
- Être en appui à l'organisation de commissions (ASE, agréments, etc.)
- Assurer le suivi de marchés ou conventions
- Participer à des projets transversaux

Diplômes : BEP à BTS Métiers du secrétariat
SAVOIR :
- Connaissances du fonctionnement des collectivités territoriales
- Notions de droit administratif
- Notions des politiques sociales et de protection de l'enfance
- Outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, logiciels métiers)
- Règles de l'expression orale et écrite de qualité, d'orthographe, de syntaxe et de synthèse
- Techniques de secrétariat et des règles administratives
- Principes rédactionnels du compte-rendu

SAVOIR FAIRE :
- Savoir s'organiser et organiser la vie de la direction (agenda , RV, réunions... ) en fonction des priorités de la Direction
- Prendre des notes et rédiger un compte-rendu
- Créer et mettre en forme des diaporamas
- Rédiger des notes, courriers, documents administratifs avec une grande qualité
- Travailler avec des données confidentielles, sensibles (protection de l'enfance) en garantissant le secret professionnel
- Respecter strictement les délais, procédures et circuits
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement du service, savoir évaluer les demandes avant d'orienter
- Maîtriser les outils bureautiques
- Savoir s'adapter, passer d'une tâche à l'autre

SAVOIR ETRE :
- Discrétion et respect de la confidentialité
- Rigueur et sens de l'organisation
- Réactivité et gestion du stress
- Capacité d'adaptation
- Qualités relationnelles
- Sens du service public
- Loyauté