Secrétaire de Mairie - Mairie de Varaire H/F - Communes

L'agent assure des missions de secrétariat administratif nécessaires au bon fonctionnement de la mairie, notamment l'accueil du public, la gestion administrative courante, le suivi des dossiers administratifs et l'exécution et le suivi des procédures et décisions administratives.
L'agent contribue à la mise en oeuvre des orientations et des décisions définies par l'équipe municipale.

Responsable hiérarchique direct : La secrétaire générale
Autorité territoriale : Le Maire

Missions principales:
- Accueil physique et téléphonique des usagers, information et orientation des demandes ;
- Réception, enregistrement, traitement, diffusion et envoi du courrier ;
- Réalisation des travaux de bureautique, mise en forme, classement, archivage et suivi des dossiers administratifs ;
- Gestion des fournitures et relation avec les fournisseurs ;
- Traitement et suivi administratif des dossiers et demandes, ainsi que mise en oeuvre et suivi des procédures et décisions en matière d'urbanisme, d'état civil, d'affaires funéraires, de voirie et de sécurité des bâtiments communaux.

Missions secondaires
- Assurer une veille et effectuer les recherches documentaires nécessaires à l'instruction et au suivi des dossiers, notamment au regard des évolutions réglementaires ;
- Apporter un appui administratif aux élus et aux services de la collectivité ;
- Contribuer à la continuité et à la qualité du service administratif.

Missions ponctuelles
- Participer, en fonction des besoins, à la préparation de documents et dossiers administratifs ;
- Assurer ponctuellement des tâches administratives liées aux besoins de la collectivité ;
- Assurer, en cas de besoin, un remplacement ou un renfort ponctuel sur les autres fonctions administratives du service.

SAVOIRS
- Connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- Connaître le fonctionnement et les règles de la Fonction publique territoriale ;
- Connaître les règles applicables en matière d'état civil et d'urbanisme ;
- Connaître les règles juridiques relatives à l'élaboration et au suivi des actes administratifs ;
- Connaître le cadre réglementaire applicable au fonctionnement des collectivités territoriales ;
- Maîtriser les outils bureautiques et les logiciels nécessaires à l'exercice des missions.

SAVOIR-FAIRE
- Accueillir, informer et orienter les usagers avec professionnalisme ;
- Traiter et suivre les dossiers administratifs dans le respect des procédures et des délais réglementaires ;
- Rechercher les informations nécessaires au traitement des dossiers et en vérifier la cohérence au regard du cadre réglementaire ;
- Préparer et mettre en forme les documents administratifs qui lui sont confiés, notamment les actes d'état civil et les actes du maire ;
- Organiser son activité, gérer les priorités et faire face à la diversité des demandes ;
- Utiliser efficacement les outils bureautiques et les logiciels métiers ;

SAVOIR-ÊTRE
- Sens de l'accueil, de l'écoute et de la communication ;
- Sens du service public et respect des principes de neutralité, de discrétion et de confidentialité;
- Rigueur, organisation et fiabilité dans le suivi des dossiers ;
- Capacité d'adaptation et polyvalence ;
- Qualités relationnelles et aptitude au travail en équipe ;
- Disponibilité et réactivité face aux sollicitations des usagers et des élus ;
- Capacité à gérer les situations avec calme et professionnalisme.