Gestionnaire des Demandes d'Aménagements des Candidats en Situation de Handicap H/F - Rectorat de Lyon

Le service est structuré en 9 bureaux spécialisés regroupant 82 agents, couvrant l'ensemble des examens (DNB, CAP, baccalauréats, BTS), les concours de recrutement, l'élaboration et le suivi des sujets, les affaires générales et financières ainsi que les aménagements d'épreuves pour les candidats en situation de handicap. L'environnement de travail se caractérise par des enjeux opérationnels forts, une activité rythmée par des calendriers nationaux exigeants et une dynamique d'amélioration continue des organisations

Sous l'autorité de la cheffe du bureau du handicap (DEC10), le ou la gestionnaire participe au traitement des demandes d'aménagement des épreuves présentées par les candidats en situation de handicap ou confrontés à une limitation temporaire d'activité. Le bureau traite environ 5 000 dossiers par an.

Missions principales :

• Réceptionner et enregistrer les demandes déposées sur support papier ou dans les applications dédiées.
• Vérifier la présence des pièces requises et assurer le suivi administratif des dossiers, selon les procédures en vigueur.
• Préparer les dossiers pour instruction et saisir les aménagements accordés dans Cyclades, après validation par les personnes habilitées.
• Éditer et transmettre les notifications aux candidats ou à leurs représentants légaux, et communiquer aux établissements les informations nécessaires à l'organisation des épreuves.
• Préparer et suivre administrativement les dossiers soumis à la commission de recours.
• Tenir à jour les tableaux de suivi et contribuer aux bilans d'activité du bureau.
• Participer, selon les besoins du service, à l'accueil et à la transmission des procédures aux nouveaux gestionnaires.

Ces missions s'exercent au sein d'une équipe de gestionnaires qui partage la responsabilité du traitement des demandes dans les délais fixés pour chaque session. Elles nécessitent une grande discrétion dans le traitement des informations relatives aux candidats, ainsi qu'une capacité à faire face collectivement aux périodes de forte activité et à la pression liée aux échéances. Le ou la gestionnaire contribue, à son niveau et sous l'autorité de la cheffe de bureau, à l'atteinte des résultats attendus pour le bureau.

Le poste s'adresse à une personne rigoureuse et organisée, capable de traiter un volume important de dossiers dans le respect des procédures et des échéances. Elle sait travailler en équipe, tout en assurant le suivi autonome des dossiers qui lui sont confiés.

Compétences attendues

• Utiliser les outils bureautiques, notamment Word et Excel. Une connaissance de Cyclades et d'Incluscol serait appréciée ; leur utilisation pourra être acquise à la prise de poste.
• Vérifier des informations, tenir à jour des outils de suivi et signaler les dossiers incomplets ou les situations nécessitant un arbitrage.
• Rédiger des messages clairs et adaptés aux candidats, aux familles et aux établissements.
• Organiser son activité en fonction des priorités fixées par la cheffe de bureau.
• Respecter les obligations professionnelles, notamment la confidentialité des données traitées.
• Rigueur dans le traitement et le suivi d'un volume important de dossiers.
• Capacité à appliquer des procédures et des consignes réglementaires, et à signaler les situations nécessitant un arbitrage.

Qualités attendues

• Sens du service public, écoute et qualité de l'accueil, y compris dans les échanges avec des personnes confrontées à des situations sensibles.
• Capacité à garder une communication calme et professionnelle pendant les périodes de forte activité.
• Esprit d'équipe, entraide et capacité à partager les informations utiles au fonctionnement du bureau.
• Réactivité et discernement pour identifier les difficultés et les porter à la connaissance de la cheffe de bureau.
• Sens de l'organisation et capacité à adapter ses priorités aux échéances de la session.
• Respect de la confidentialité des informations traitées, en particulier des données relatives à la santé.
• Goût du travail en équipe et de l'entraide.

Selon les besoins du service et les priorités définies par la cheffe de bureau, l'agent peut ponctuellement apporter son appui à d'autres bureaux de la DEC.