Assistante de Direction H/F - Service Public

Service d'affectation : Direction Générale des Services
Rattachement hiérarchique : DGS - Directrice Générale des Services
Rattachement fonctionnel : DGS - Directrice Générale des Services

Missions principales
Sous l'autorité du directeur de l'Université de Mayotte et de la directrice générale des services, la personne
recrutée réalise les actes relatifs à la gestion administrative, financière et logistique dans le respect des tech
niques, des règles et des procédures en vigueur, au sein du service de la direction, en lien avec les services
supports et les départements d'enseignement. Elle assure des fonctions polyvalentes d'assistance de direction
et, à ce titre :
- Assiste et conseille les responsables hiérarchiques (directeur et directrice générale des services) ;
- Instruit les dossiers en vérifiant la régularité juridique, administrative et financière, avec l'appui des services
supports ;
- Participe à la gestion administrative et financière du service ou, plus largement, de l'Université, en appli
quant les procédures dédiées ;
- Saisit et met à jour les données dans les systèmes d'information.

Missions détaillées et activités du poste
- Assistance et organisation de la direction - Gérer le(s) agenda(s) et contrôler les échéances ;
- Assurer l'organisation, la préparation et le suivi des réunions ;
- Organiser, en lien avec la logistique, l'accueil et les réceptions des personnalités accueillies. Accueil et
communication
- Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs internes (personnels) et externes (usagers)
;
- Répondre aux demandes d'informations des autres services et de l'extérieur ;
- Sélectionner et diffuser l'information en interne et en externe. Gestion administrative et pilotage -
Élaborer et mettre à jour des tableaux de bord d'aide au pilotage ;
- Alimenter des tableaux de bord et réaliser des extractions dans les systèmes d'information administra
tifs et financiers ; - Réceptionner les demandes de congés et d'autorisations d'absence ;
- Gérer les déplacements et les remboursements de frais (direction et institutionnels). Soutien logistique
- Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité de l'Université (conférences, réunions, séminaires, colloques).

Le SAVOIR
- Connaissance du milieu universitaire ;
- Modes de fonctionnement des établissements publics (EPA, EPCSCP) et des administrations pu
bliques ;
- Politiques, dispositifs et procédures propres au champ d'intervention ;
- Environnement et réseaux professionnels ;
- Techniques d'élaboration de documents administratifs ;
- Techniques de communication ;
- Culture numérique et outils internet ;
- Outils bureautiques : suite Office (Word, Excel, PowerPoint), messagerie électronique ;
- Langue anglaise : niveau A1 à A2 (cadre européen commun de référence pour les langues).

Le SAVOIR-FAIRE technique et méthodologique
- Inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe ;
- S'organiser et gérer les priorités ;
- Mettre en oeuvre des procédures et des règles ;
- Développer et mettre en place des outils et des procédures ;

Le SAVOIR-ÊTRE
- Sens de l'écoute, de l'accueil et qualités relationnelles ;
- Discrétion et confidentialité ;
- Sens du travail en équipe ;
- Organisation et rigueur ;
- Adaptabilité, autonomie et capacité d'initiative ;
- Disponibilité et dynamisme ;
- Capacité à alerter sur les dysfonctionnements, risques potentiels et difficultés.

Formation et Expérience
Niveau d'études exigé : Bac +2 minimum
Expérience : Expérience souhaitable. Néanmoins, le savoir-être et la capacité d'apprentissage sont les facteurs prépondérants.