Assistante de Gestion Fonds Européens et Conventions H/F - Gip - Formation Continue et Insertion Pr
- Jaunay-Marigny - 86
- CDD
- Gip - Formation Continue et Insertion Pr
Les missions du poste
Le groupement d?intérêt public formation continue et insertion professionnelle est un organisme de formation professionnelle. Il répond
aux besoins des entreprises, particuliers, organismes de formation en termes de formation, d?accompagnement et de conseil.
Le GIP FCIP de l?académie de Poitiers est structuré en 4 familles d?activités :
- Professionnalisation des acteurs de la formation
- Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
- Bilans de compétence
- Apprentissage (CFA Académique).
Les enjeux du poste : Assurer la gestion administrative, financière et le suivi réglementaire des dossiers européens (FSE/FSE+) portés par le GIP FCIP pour les 3 académies de la région académique, garantir un contrôle et un suivi rigoureux des bénéficiaires et des pièces justificatives des projets et gestion administrative et financière de conventions avec le Rectorat.
Mission 1 : Gestion des bénéficiaires, suivi des pièces justificatives et conventions de tiers (FSE / FSE+)
Saisir et suivre les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information Ma Démarche FSE+.
Assurer la collecte, la vérification méthodique et le suivi de toutes les pièces justificatives d'exécution (justificatifs de réalisation, personnels CDD et mis à disposition - MAD, dépenses de tiers, communication).
Préparer et suivre les conventions de mise à disposition des personnels ainsi que les conventions partenariales.
Procéder à l'archivage centralisé et rigoureux des dossiers uniques pour garantir une parfaite traçabilité lors des contrôles.
Mission 2 : Suivi des projets européens (FSE / FSE+) en lien avec la gestionnaire en poste
Préparation et suivi des conventionnements avec les partenaires
Saisir les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information "Ma Démarche FSE+
Suivi des dépenses de tiers : préparation des conventions de mise à disposition des personnels, récolte et suivi des pièces justificatives et suivi des dépenses
Archivage des pièces justificatives
Veiller à la mise en place des outils de communications communications (flyers, affiches, site internet, réseaux sociaux.
Participer à la réalisation des bilans d'exécution et leur saisie dans Ma Démarche FSE en appui à l'équipe.
Participer aux réunions de régulation.
Dans le cadre des différents contrôles effectués sur le GIP-FCIP de Poitiers par la DREETS, la CICC, la DRFIP ou tout organisme externe mandaté, participer à l'élaboration des réponses (recherche d'informations, de pièces, préconisations), participation à la mise en oeuvre des suites de ces contrôles.
Mission 3 : Gestion administrative et financière de dispositifs
Etablir les bons de commande (Engagements Juridiques), les ordres de mission et les conventions afférents aux différentes actions.
Contrôler le service fait (émargements, attestations, livrables), régler les factures auprès des fournisseurs, rembourser les frais de déplacement (Services Faits et Demandes de Paiement).
Assurer le suivi financier des enveloppes, préparer les bilans financiers des dispositifs et émettre les titres de recettes.
Mission 4 : Contribuer à la démarche de l'amélioration continue de la structure
Participer à l'élaboration, l'actualisation et la diffusion des différents supports dans le cadre de ses missions : guide de procédures, modèles de documents...
Alimenter la gestion documentaire
Utiliser les documents codifiés mis à disposition par la structure
Participer aux réunions et audits qualités
Participer à la mise en oeuvre de la RGPD et veiller à son respect dans le cadre de ses missions
aux besoins des entreprises, particuliers, organismes de formation en termes de formation, d?accompagnement et de conseil.
Le GIP FCIP de l?académie de Poitiers est structuré en 4 familles d?activités :
- Professionnalisation des acteurs de la formation
- Validation des Acquis de l'Expérience (VAE)
- Bilans de compétence
- Apprentissage (CFA Académique).
Les enjeux du poste : Assurer la gestion administrative, financière et le suivi réglementaire des dossiers européens (FSE/FSE+) portés par le GIP FCIP pour les 3 académies de la région académique, garantir un contrôle et un suivi rigoureux des bénéficiaires et des pièces justificatives des projets et gestion administrative et financière de conventions avec le Rectorat.
Mission 1 : Gestion des bénéficiaires, suivi des pièces justificatives et conventions de tiers (FSE / FSE+)
Saisir et suivre les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information Ma Démarche FSE+.
Assurer la collecte, la vérification méthodique et le suivi de toutes les pièces justificatives d'exécution (justificatifs de réalisation, personnels CDD et mis à disposition - MAD, dépenses de tiers, communication).
Préparer et suivre les conventions de mise à disposition des personnels ainsi que les conventions partenariales.
Procéder à l'archivage centralisé et rigoureux des dossiers uniques pour garantir une parfaite traçabilité lors des contrôles.
Mission 2 : Suivi des projets européens (FSE / FSE+) en lien avec la gestionnaire en poste
Préparation et suivi des conventionnements avec les partenaires
Saisir les indicateurs sous Excel (tableau de suivi des bénéficiaires) et dans le système d'information "Ma Démarche FSE+
Suivi des dépenses de tiers : préparation des conventions de mise à disposition des personnels, récolte et suivi des pièces justificatives et suivi des dépenses
Archivage des pièces justificatives
Veiller à la mise en place des outils de communications communications (flyers, affiches, site internet, réseaux sociaux.
Participer à la réalisation des bilans d'exécution et leur saisie dans Ma Démarche FSE en appui à l'équipe.
Participer aux réunions de régulation.
Dans le cadre des différents contrôles effectués sur le GIP-FCIP de Poitiers par la DREETS, la CICC, la DRFIP ou tout organisme externe mandaté, participer à l'élaboration des réponses (recherche d'informations, de pièces, préconisations), participation à la mise en oeuvre des suites de ces contrôles.
Mission 3 : Gestion administrative et financière de dispositifs
Etablir les bons de commande (Engagements Juridiques), les ordres de mission et les conventions afférents aux différentes actions.
Contrôler le service fait (émargements, attestations, livrables), régler les factures auprès des fournisseurs, rembourser les frais de déplacement (Services Faits et Demandes de Paiement).
Assurer le suivi financier des enveloppes, préparer les bilans financiers des dispositifs et émettre les titres de recettes.
Mission 4 : Contribuer à la démarche de l'amélioration continue de la structure
Participer à l'élaboration, l'actualisation et la diffusion des différents supports dans le cadre de ses missions : guide de procédures, modèles de documents...
Alimenter la gestion documentaire
Utiliser les documents codifiés mis à disposition par la structure
Participer aux réunions et audits qualités
Participer à la mise en oeuvre de la RGPD et veiller à son respect dans le cadre de ses missions
Le profil recherché
Experience: Débutant accepté
Compétences: Socio-économie,Concevoir et gérer un projet,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Impulser un projet au niveau local, national ou européen,Respecter les échéances données par l'Agent Compta,outils bureautiques Excel, Word, Powerpoint, Adobe,Respecter les délais et échéances dans la gestion ,Logiciel comptable AGE12,Veiller à l'éligibilité des dépenses et à la conso,Respecterleséchéancesdepaiementdesfactures f,Outils collaboratifs (documents partagés, visio co,Messagerie électronique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).
Compétences: Socio-économie,Concevoir et gérer un projet,Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires,Impulser un projet au niveau local, national ou européen,Respecter les échéances données par l'Agent Compta,outils bureautiques Excel, Word, Powerpoint, Adobe,Respecter les délais et échéances dans la gestion ,Logiciel comptable AGE12,Veiller à l'éligibilité des dépenses et à la conso,Respecterleséchéancesdepaiementdesfactures f,Outils collaboratifs (documents partagés, visio co,Messagerie électronique
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Formation continue d'adultes
Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).