Aa - Secrétaire de Direction H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP MARSEILLE

L'agent au secrétariat de direction assure la diffusion et la sélection des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités dans le service.

Dans le cadre des missions qui lui sont confiées, il entretient des relations fonctionnelles avec l'ensemble des services du Centre de Détention de Casabianda ainsi qu'avec les différents partenaires extérieurs.

Il est amené à gérer la documentation générale du Centre de Détention de Casabianda.

1 - Assurer la gestion et le suivi du courrier

Réceptionner et prendre connaissance du courrier

Enregistrer et transmettre le courrier

Procéder au classement et à l'archivage des documents

Assurer la réception et la transmission des messages et des télécopies

2 - Elaborer et rédiger des documents administratifs

Rassembler et mettre en forme des documents (notes, rapports, lettres......)

Assurer la prise de notes lors des réunions à l'établissement (PV, compte rendu)

Assurer en fonction de la demande le traitement d'informations particulières

Préparer les dossiers et les suivre

Gérer les archives du service

Faire des recherches de textes réglementaires et législatifs

3 - Transmettre et filtrer les appels téléphoniques

4 - Assurer la gestion du temps du service

Assurer la gestion de l'agenda, des déplacements, des réunions

Contribuer à l'organisation des réunions

5 - Assurer le suivi et la gestion des autorisations d'accès

Être en contact avec les différentes autorités administratives, judiciaires et les divers partenaires extérieurs

Centraliser les autorisations d'accès et les diffuser aux services concernés

Connaissances :

• Maitrise des outils informatiques
• Modalités et procédures budgétaires

Savoir-être :

• Discrétion et secret professionnel
• Sens de l'initiative, sens des relations humaines

Savoir-faire :

• Rigueur
• Capacité à organiser et prioriser
• Capacité d'adaptation