Responsable du Service Affaires Générales H/F - Universite Paris-Saclay

Au sein de l'université Paris Saclay, l'IUT d'Orsay représente un pôle de formation de référence dans les secteurs de la chimie, de l'informatique et des mesures physiques. Doté de plateformes technologiques de pointe, il accueille 1 200 étudiant-es réparti-es en formation initiale, en formation par apprentissage et en formation continue. Depuis 50 ans, l'IUT d'Orsay entretient des relations privilégiées avec les entreprises autour des stages et des formations en alternance.

L'IUT regroupe près de 150 enseignant-es/enseignants-chercheurs/enseignantes-chercheuses, plus de 50 personnels BIATSS supports et environ 200 vacataires.

Mission du service / positionnement hiérarchique :
Le service affaires générales est composé de deux agents d'accueil et un responsable de l'atelier de reprographie encadrés par le/la responsable de service.

Le/la responsable de service est placé-e sous l'autorité hiérarchique de la Déléguée de le Direction Générale des Service de l'IUT, et fait partie de l'équipe de direction avec le Directeur, le Directeur-Adjoint et la Responsable du pilotage de l'information.

Le service est en interaction forte avec le service technique et logistique, le service financier, le service pilotage de l'information (communication et relations entreprises), le service des formations et de la vie étudiante.

Missions principales de l'agent :
Assister la direction d'une façon générale, soit pour une instruction de premier niveau sur tous les dossiers et affaires en cours, soit pour le suivi des dossiers qui lui sont confiés (exemples : accueil des nouveaux arrivants, visites de l'IUT, réponse ou orientation aux mails « ****@****.** », .)
Programmer les réunions de la direction et les instances de l'IUT
Préparer et assister la direction sur le bon déroulement des instances de l'IUT et sur l'organisation des élections
Préparer les projets de conventions et assurer leur suivi
Réaliser les commandes et le suivi du budget de la direction
Garantir le bon déroulement du circuit des parapheurs
Assister l'équipe communication/relations entreprises lors des évènements organisés à l'IUT (forum des formations, forum entreprises, journées portes ouvertes, rallye de rentrée, accueil de séminaires.)
Assurer l'organisation des évènements de la direction
Être un des interlocuteurs privilégiés du Bureau des Étudiant-es (association de l'IUT)
Participer à la bonne information des personnels de l'IUT (envoi de mailings)
Assurer le classement et l'archivage des documents de la direction et de l'accueil et suivre l'archivage des services communs de l'IUT
Encadrement des collègues de l'accueil qui assurent les missions d'accueil téléphonique et physique, réception et envoi du courrier et des colis, réponses et orientation des mails « informations.iut-orsay », gestion des réservations des véhicules de service, distribution des badges, réservation des salles pour les réunions hors enseignement, aide à l'affichage.
Encadrement du collègue responsable de l'atelier de reprographie pour l'IUT
Être conseil et force de proposition

Poste ouvert pour les titulaires et CDD 3 ans

Date de prise de fonction : 01/01/2027

Experience: Débutant accepté

Compétences: Développer et piloter un réseau d'organisations partenaires

Qualification: Technicien

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de leadership : Capacité à mobiliser une équipe/des interlocuteurs et à les entraîner dans la poursuite d'un objectif partagé.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.