Réceptionniste Cité Pontavice H/F - Haras National du Pin

Sur un domaine de plus de 1 100 hectares, le Haras national du Pin - aussi nommé Versailles du Cheval - est le site touristique le plus visité de l'Orne et l'un des plus fréquentés de Normandie. En son coeur, la Cité Pontavice - tout récemment restaurée - propose une offre d'hébergement tout confort, dans un environnement unique. L'établissement accueille divers types de clientèles toute l'année (touristes - cavaliers- étudiants - professionnels).

Votre poste et vos missions

Sous l'autorité du Responsable Hébergement, le/la Réceptionniste assure la gestion des réservations, l'accueil physique et téléphonique des clients ainsi que le suivi de la facturation et des encaissements.

Il/elle informe les clients sur les prestations proposées par l'établissement et veille au bon déroulement de leur séjour, depuis leur arrivée jusqu'à leur départ. À ce titre, il/elle se tient à leur disposition pour répondre à leurs besoins et garantir une qualité de service optimale.

• Gérer le standard téléphonique ;
• Traiter, organiser et assurer le suivi des courriels de la boîte de réception ;
• Assurer la gestion des réservations individuelles, suivi clients, facturation et mise à jour des données via le logiciel PMS ;
• Assurer la gestion des demandes séminaires, suivi clients, devis, facturation et mise à jour des données via le logiciel ;
• Gérer les opérations d'accueil et de départ : vérification des réservations, préparation des arrivées et organisation des départs ;
• Assurer l'accueil physique des clients et garantir la qualité de l'information transmise tout au long du séjour ;
• Veiller à la fiabilité des encaissements et au règlement des prestations ;
• Mettre à jour les fiches clients (Cardex);
• Relancer les clients en cas d'impayés afin de garantir le recouvrement des créances ;
• Assurer le suivi des dysfonctionnements techniques via un tableau de suivi ;
• Coordonner les réservations des officiels lors des concours équestres (gestion via outils collaboratifs type WhatsApp)

Savoir et Savoir faire

• Connaissance du fonctionnement d'une structure d'hébergement touristique et des procédures d'accueil ;
• Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers, notamment utilisation approfondie du logiciel PMS ;
• Capacité à accueillir, informer et orienter les publics avec professionnalisme ;
• Aptitude à gérer les opérations de réservation, de suivi client et de facturation
• Compétence en suivi administratif des dossiers clients (mise à jour, contrôle, encaissements) ;
• Capacité à gérer simultanément plusieurs activités (accueil, téléphone, mails) avec rigueur ;
• Compétence dans le traitement des situations imprévues et des demandes spécifiques ;
• Organisation du travail et gestion des priorités ;
• Qualités rédactionnelles et aisance dans la communication écrite et orale.

Savoir-être

• Sens de l'accueil et du service ;
• Rigueur et organisation ;
• Réactivité et capacité d'adaptation ;
• Aisance relationnelle ;
• Autonomie ;
• Polyvalence ;
• Discrétion professionnelle ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Gestion du stress en période d'affluence