Adjoint Administratif Ra Péronne - Secretaire - Spip 80 H/F - Direction de l'administration pénitentiaire - DISP LILLE

Placé sous l'autorité du directeur du service pénitentiaire d'insertion et probation, le ou la secrétaire assure la diffusion et la sélection des informations concernant l'ensemble des courriers et des dossiers traités dans le service. Cet agent est amené à avoir un rôle d'assistance auprès des personnes dont ils assurent le secrétariat. Il ou elle peut être amené à gérer la documentation.

Nombre d'agents à encadrer

A B C Sans objet

Spécificités du poste / Contraintes / Sujétions

Poste soumis à une habilitation au Secret de la défense nationale OUI NON

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules...)

Un PC portable, un téléphone professionnel.

Composition et effectifs du service
Le SPIP de la Somme est composé de 3 antennes locales d'insertion et de probation (ALIP) :
- L'Antenne mixte d'Amiens (pôle de milieu ouvert et pôle situé à la MA d'Amiens),
- L'Antenne MO située à Péronne,
- L'Antenne MO située à Abbeville
Effectifs SPIP 80 :
3 directeurs, 40 CPIP, 2 secrétaires administratives, 1 assistantes de service social (ASS), 1 psychologue, 6 adjoints administratifs, 4 agents chargés de la surveillance électronique.
Le SPIP de la Somme prend en charge environ 1900 personnes dont 1500 en milieu ouvert et 400 personnes en milieu fermé (maison d'arrêt d'Amiens)
L'Antenne de Péronne comprend 1 per

En matière d'administration, de gestion et de finances, cet agent devra:

Assurer la gestion et le suivi du courrier:

• Réceptionner, prendre connaissance, enregistrer et transmettre le courrier, déposer les courriers départs à la poste.
• Procéder au classement et à l'archivage des documents.
• Assurer la réception et la distribution des messages et des télécopies.

Elaborer et rédiger des documents administratifs :

• Rassembler et mettre en forme des différents travaux de secrétariat du service
• Assurer la prise de notes lors des réunions pour l'établissement du procès verbal ou du compte rendu.
• Rédiger et mettre en forme des documents (notes, lettres, rapports...).
• Assurer en fonction de la demande le traitement d'informations particulières.
• Constituer les dossiers du public et les saisir dans l'application APPI.
• Gérer les archives du service.
• Tenir un tableau de bord de l'activité du service.
• Tenir à jour les données statistiques et les communiquées mensuellement à la direction.

En matière de logistique et fonctionnement, cet agent devra:

• Assurer l'accueil et l'information du public:
• Accueillir et orienter et informer le public.
• Gérer la salle d'attente.
• Transmettre et filtrer les appels téléphoniques et les messages.

Assurer la gestion du temps du service:

• Elaborer un planning.
• Contribuer à l'organisation des réunions.

Assurer la logistique du service :

• Gérer le stock de fournitures et exprimer les besoins auprès de la direction.
• Prendre en charge les partenaires et intervenants.

En matière de détention et de sécurité, cet agent devra:

• Assurer le suivi de la gestion des autorisations d'accès:
• Être en contact avec les différentes autorités administratives, judiciaires et les divers partenaires extérieurs.
• Centraliser les interdictions particulières et les diffuser aux personnels.
• Filtrer les entrées.

Connaissances :

• La réglementation pénitentiaire relative au domaine de l'emploi
• Les références et sources réglementaires
• L'organisation et le fonctionnement du lieu de travail
• Connaître les techniques et outils de communication interne et externe
• Connaître le plan de classement
• Connaître les procédures administratives
• Connaître la rédaction administrative

Savoir-faire :

• Mettre en oeuvre les techniques de communication interne et externe
• Mettre en oeuvre le plan de classement
• Utiliser les logiciels et applications informatiques
• Analyser
• Synthétiser
• Restituer l'information
• Rédiger des notes, rapports et documents

Savoir-être :

• Aptitude à l'écoute et au dialogue
• Aptitude au conseil
• Diplomatie
• Sens de l'initiative
• Maîtrise de soi
• Sens de l'éthique
• Rigueur
• Capacité à organiser et à prioriser