Assistante - Assistant de Direction H/F - Service Public

Placé(e) sous l'autorité directe de la Directrice départementale des Bouches-du-Rhône et de ses deux directrices adjointes, vous assistez l'équipe de direction dans l'organisation quotidienne de son activité. Vous assurez l'interface entre les interlocuteurs internes et externes et la direction, notamment pour la communication, la coordination et le traitement de l'information.
Vous travaillez en binôme avec une autre assistante de direction, pour garantir la continuité du service.
Vos missions :
Appui à l'équipe de direction
Gérer les agendas de la Directrice départementale et des directrices adjointes.
Organiser les réunions, rendez-vous, déplacements et temps de représentation : préparation des dossiers, coordination avec les organisateurs externes, réservations.
Suivre les échéances, les relances et les priorités, y compris la programmation des bilatérales et le rappel des délais de réponse aux courriers.
Suivre les dossiers ponctuels et les affaires réservées.
Mettre en forme et diffuser les documents utiles à l'activité de direction.
Interface et coordination
Assurer le lien entre la direction, les services de la DD13, le siège de l'ARS et les partenaires institutionnels.
Accueillir, filtrer et orienter les demandes internes et externes, et veiller à la qualité des réponses.
Gérer les boîtes fonctionnelles : tri et orientation des sollicitations.
Gestion du courrier (Référente ELISE)
Traiter le courrier entrant et l'orienter vers les services compétents.
Saisir les courriers sortants, les mettre à la signature et en assurer le suivi.
Accompagner les agents dans l'utilisation de l'application ELISE.
Référente RH et logistique
Être l'interlocutrice de proximité des services RH et logistiques pour la DD13.
Recueillir les demandes des agents et organiser leur traitement avec l'encadrement.
Suivre les congés des cadres de la direction.
Gérer le calendrier et le matériel d'astreinte des cadres de la DD13.
Préparation de réunions
Préparer les ordres du jour et rassembler les notes et dossiers préparatoires.
Diffuser les documents aux participants.
Rédiger, le cas échéant, un compte rendu ou un relevé de décisions.
Autres activités
Gérer et suivre la carte achats de la DD13.

Connaissances
Environnement professionnel, institutionnel et administratif
Processus et circuits internes à l'ARS
Techniques administratives
Outils bureautiques et informatiques
Systèmes de classement et d'archivage
Savoir-faire
Organiser des réunions
Prendre des notes et utiliser les techniques de lecture rapide
Filtrer et orienter les informations
S'adapter à différents interlocuteurs
Maîtriser les techniques de classement et d'archivage
Savoir-être
Réactivité
Sens de l'écoute et du dialogue
Esprit d'équipe
Rigueur
Sens de l'analyse et de la synthèse
Discrétion professionnelle
Capacité d'adaptation