Secrétaire Chargé d'Accueil H/F - Ea Hpf

Vous appréciez le contact avec le public et recherchez un poste polyvalent mêlant accueil et secrétariat ?

Nous recrutons un(e) Secrétaire chargé(e) de l'accueil pour intervenir au sein d'une association du secteur médico-social.

Au quotidien, vous occupez une place centrale dans le fonctionnement de l'établissement : premier point de contact des visiteurs et des interlocuteurs extérieurs, vous veillez à leur réserver un accueil professionnel et bienveillant tout en assurant différentes missions administratives.

Vos missions

Accueil et orientation du public
Vous assurez l'accueil physique et téléphonique de l'établissement et êtes notamment chargé(e) de :
- Accueillir les visiteurs et les personnes ayant rendez-vous ;
- Identifier leur demande et les orienter vers le bon interlocuteur ;
- Réceptionner les appels téléphoniques, renseigner les interlocuteurs et transmettre les messages ;
- Veiller à la qualité de l'accueil et à la bonne circulation des informations.

Secrétariat et gestion administrative
En parallèle de l'accueil, vous assurez différentes tâches de secrétariat nécessaires au bon fonctionnement de l'établissement :
- Réceptionner, trier et distribuer le courrier ;
- Enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants ;
- Préparer et affranchir le courrier au départ ;
- Réaliser des travaux courants de secrétariat : saisie, mise en forme de documents, classement, archivage et mise à jour de tableaux de suivi ;
- Participer à la gestion administrative quotidienne de l'établissement ;
- Assurer la remise et le suivi des clés, véhicules ou autres moyens mis à disposition ;
- Apporter, lorsque cela est nécessaire, un appui administratif aux différents professionnels de la structure.

Votre profil
Vous disposez idéalement d'une première expérience dans des fonctions d'accueil, de secrétariat ou d'assistanat administratif.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques courants et savez vous adapter rapidement à de nouveaux outils informatiques.

Au-delà de votre expérience, nous recherchons avant tout une personne :

- Dotée d'un excellent sens de l'accueil et du service ;
- À l'aise dans les échanges avec des interlocuteurs variés ;
- Organisée, rigoureuse et capable de gérer plusieurs sollicitations simultanément ;
- Réactive et sachant identifier les priorités ;
- Discrète et attentive au respect de la confidentialité ;
- Capable de travailler de manière autonome tout en s'intégrant dans une équipe.

Une expérience dans le secteur associatif, social ou médico-social constituera un atout.

Conditions du poste : CDI à temps plein

Vous vous reconnaissez dans ce poste ? Adressez-nous votre candidature !

Experience: 12 Mois

Compétences: Bureautique et outils collaboratifs,Gestion des emails,Gestion des réservations de salles de réunion,Rédaction d'écrits professionnels,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Contribuer à la gestion des ressources humaines,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Répondre aux demandes d'information internes et externes

Qualification: Employé non qualifié

Secteur d'activité: Autre mise à disposition de ressources humaines

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.