Assistant Formation H/F - Louis Dreyfus Armateurs

Depuis plus de 170 ans, LD Armateurs (LDA) développe et exploite des solutions maritimes innovantes au service de ses clients à travers le monde. Le Groupe intervient dans plusieurs secteurs stratégiques : le transport et la logistique maritime, les câbles sous-marins de télécommunications et les énergies marines renouvelables.

Présent à l'international, LD Armateurs rassemble plus de 1 800 collaborateurs et s'appuie sur une flotte diversifiée de navires pour accompagner ses clients. Soutenu depuis 2025 par InfraVia Capital Partners, le Groupe poursuit une ambitieuse trajectoire de croissance, d'innovation et de développement de ses activités à l'échelle mondiale. LD Armateurs place l'excellence opérationnelle, la sécurité, l'innovation, la responsabilité environnementale et le développement de ses collaborateurs au coeur de son action.

Rejoindre LD Armateurs, c'est intégrer un groupe international en transformation, engagé dans les grands défis du transport maritime et de la transition énergétique.

Missions :

Intégré(e) au sein du service équipage, l'Assistant(e) Formation assure outre les tâches dévolues à son poste :

La gestion administrative du service formation ainsi que du personnel navigant en collaboration avec les autres membres du service équipage.

Pôle Formation :

Gestion administrative et logistique des formations

• Assurer l'organisation et le suivi logistique des stages de formation des navigants
• Réservation des billets d'avion et des hébergements
• Envoi des convocations et préavis
• Coordination avec les navigants et les organismes de formation.
• Veiller au bon déroulement administratif des actions de formation et au respect des échéances.

Gestion et suivi de la facturation

• Assurer le traitement quotidien des factures liées aux formations et aux frais annexes.
• Garantir une gestion optimisée des factures et éviter tout retard de traitement.
• Assurer le suivi des éventuelles relances fournisseurs en coordination avec le service comptabilité et les outils dédiés (Progidoc Achats ou équivalent).

Gestion des notes de frais

• Assurer la mise à jour régulière et rigoureuse du tableau de suivi des validations des frais de route pour l'ensemble des navigants concernés.

Support aux équipes opérationnelles

• Apporter un soutien ponctuel au Responsable Recrutement ou au Pôle Relève en fonction des priorités opérationnelles et des besoins du service.
• Participer à toute mission administrative ou de coordination relevant du périmètre du département.
• Création des nouveaux navigants
• Classement documentaire et mise à jour de dossier du personnel navigant

Gestion des visas américains

• Assurer le suivi des demandes de visas américains en coordination avec les services Équipage et Recrutement.
• Accompagner les marins dans leurs démarches administratives et veiller à la complétude des dossiers.
• Suivre l'avancement des demandes, identifier les éventuels points de blocage et mettre en oeuvre les actions nécessaires afin d'optimiser le taux d'obtention des visas.

Se met à disposition dans le service pour apporter un support en fonction des impératifs.

Formation initiale : Niveau BTS Assistant(e) Manager/ Gestion ou équivalent.

Expérience : trois à cinq ans minimum sur une fonction similaire.

Maîtrise de l'informatique MS Office / Pack Office.

Langue(s) : Français / Anglais : lu, écrit, parlé couramment.