Secrétaire de Direction H/F - Rectorat de Lille

Le Département des examens et concours (DEC) de l'Académie de Lille a en charge l'organisation de l'ensemble des examens de l'enseignement scolaire et du post-baccalauréat ainsi que les concours académiques et nationaux suivants :- le diplôme national du brevet, le certificat de formation générale et le diplôme d'études en langue française- les diplômes de l'enseignement aéronautique- les diplômes professionnels de niveau 3 (CAP, MC 3)- les diplômes professionnels de niveau 4 (baccalauréat professionnel, BP, MC 4 et BMA)- les baccalauréats général et technologique et les épreuves anticipées- les brevets de technicien supérieur, les DCG, les diplômes de l'éducation spécialisée ainsi que l'IMRT- les certifications en langues vivantes- les concours des personnels enseignants, de direction, d'inspection et d'orientationLe DEC se compose d'une direction, d'un secrétariat, de 7 bureaux en charge des examens et des concours, d'un bureau des affaires générales et financières et de la reprographie. Le DEC c'est une centaine de collègues en charge de l'organisation des examens et des concours pour environ 170000 candidats et de 2000 candidats des centres étrangers.Le poste à pourvoir est celui de secrétaire de direction du Département des examens et concours.

Missions et activités principales :

• Assurer le secrétariat de direction :
  • Accueillir les usagers et partenaires
  • Diffuser le courrier
  • Gérer les courriels
  • Assurer la frappe et la mise en forme des lettres, notes...
  • Transmettre les documents sur l'application E-paraph
  • Gérer l'agenda de la direction
  • Assurer le classement et l'archivage
• Piloter et organiser le secrétariat :
  • Contrôler les échéances
  • Contrôler la conformité des productions du secrétariat
  • Superviser le travail du secrétariat
  • Organiser la continuité de l'activité
  • Penser l'amélioration continue du secrétariat
  • Rendre compte à la direction des difficultés, échéances ou points de vigilance
• Assurer la gestion administrative des personnels :
  • Soutenir la procédure de recrutement (offres d'emplois, transmission des CV, fixation des entretiens)
  • Suivre les dossiers administratifs des personnels
  • Superviser la gestion des absences
  • Accueillir les stagiaires
• Assurer la communication du Département :
  • Mettre en page les circulaires, notes et annexes
  • Mettre en page les documents d'information (notices, guides, information, FAQ...)
  • Mettre en page les diaporamas
  • Actualiser et mettre en page les calendriers annuels
  • Mettre à jour le site grand public (candidats individuels)
  • Proposer des améliorations relative à la communication
  • Contribuer à la mise à jour des documents de rentrée: livret d'accueil, annuaires
• Gérer la plateforme d'alerte lors des examens :
  • Transmettre l'information aux centres d'examen concernés
  • Assurer la traçabilité

Connaissances :

• Système éducatif et ses enjeux
• Environnement professionnel
• Techniques du domaine
• Principe de sécurité et de confidentialité
• Aptitude à la mise en page (circulaires, notes, annexes...)
• Maîtrise des logiciels bureautiques (Word, Excel ...)

Compétences opérationnelles :

• Évaluer et anticiper les besoins, les priorités
• Apporter des réponses à des besoins spécifiques
• Travailler en équipe
• Méthode, rigueur, réactivité, sens de l'anticipation et faculté d'adaptation

Compétences relationnelles :

• Esprit d'équipe
• Sens de l'organisation
• Capacité d'adaptation
• Capacité à gérer l'activité intense d'une session d'examen
• Rigueur / Fiabilité
• Sens de la confidentialité
• Sens relationnel (faire preuve de tact et de diplomatie avec les usagers et les partenaires institutionnels)