Responsable de Service Vie des Assemblées et Affaires Générales - Commune de le Moule H/F - Communes

La Ville de LE MOULE recrute un responsable de service vie des assemblées et affaires générales (H/F) à temps complet.
Rattaché(e) à la Direction de l'administration générale, sous l'autorité directe de la directrice, vous serez en charge de :
- Préparation et gestion des conseils municipaux et commissions ;
- Gestion des affaires générales de la ville.

Le service vie des assemblées est le coeur de l'administration communale et veille au bon fonctionnement des instances et à la publication des actes qui font vivre la collectivité. Tous les services s'y réfèrent pour faire aboutir leurs projets de délibérations ou encore le suivi des actes se rapportant à leur dossier. Ce service assiste et accompagne les établissements publics administratifs attachés à la commune, dans la rédaction des actes et le suivi de leurs conseils d'Administration.

Pilotage du service :
- Organiser la préparation et le suivi des délibérations des assemblées (Conseil municipal, Commissions)
- Elaborer le calendrier, préparer les ordres du jour, superviser l'envoi des convocations.
- Assurer le processus de validation des rapports et des projets de délibérations.
- Garantir le secrétariat administratif des séances, y compris la gestion des situations de déport des élus.
- Superviser la publication des actes, leur transmission au contrôle de légalité et leur archivage.
- Piloter et mettre en oeuvre les projets d'administration générale impulsés par la Direction
- Préparer et Animer les réunions de services
- Participer régulièrement aux différents comités de direction et de département
- Participer à la rédaction du rapport d'activités de la direction
- Rédiger et ou valider des notes, courriers, rapports divers
- Participer à la communication des actes administratifs, en veillant au respect des obligations de transparence et à la protection des données sensibles.

Gestion des actes administratifs :
- Encadrer la rédaction et la mise en signature des arrêtés de délégation, en lien étroit avec la Direction des ressources humaines, la Direction des Finances et la Direction de l'Administration Générale.
- Superviser la publication et la transmission au contrôle de légalité de l'ensemble des arrêtés, des délibérations et tout acte de la collectivité.

Management et organisation :
- Encadrer et accompagner une équipe de 5 agents.
- Assurer la qualité, la sécurité juridique et la continuité des procédures
- Organiser la répartition et le suivi du travail au sein de l'équipe.
- Veiller au développement des compétences des agents.
- Evaluer les agents
- Communiquer aux agents les notes et orientations de la direction
- Gérer les conflits éventuels
- Accompagner les agents dans leurs missions
- Mettre en place des outils de suivi RH (congés, absences, etc.)

SAVOIR- FAIRE
- Maitriser les règles relatives à la gestion du conseil municipal
- Utiliser les principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte rendu
- Concevoir des tableaux de planification et suivi
- Maitriser les règles de syntaxe, de grammaire, d'orthographe et de l'expression orale de qualité
- Utiliser un vocabulaire professionnel de service
- Posséder des techniques et outils de communication
- Maitriser les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes)
- Maitriser des logiciels de bureautique et informatique
- Posséder les notions d'organisation et de gestion du temps
- Assembler selon les techniques de classement et d'archivage
- Avoir le sens du contact
- Savoir accueillir avec amabilité
- Adapter son intervention aux différents publics
- Réagir avec calme aux situations d'agressivité
- Etre capable de prendre les bonnes initiatives et de réagir correctement dans la gestion de l'accueil
- Posséder des qualités relationnelles et faire preuve de ponctualité
- Maitriser les techniques rédactionnelles et de communication orale
- Savoir utiliser les techniques de négociation
- Savoir utiliser les techniques et outils de planification
- Posséder des aptitudes à l'encadrement
- Capable d'identifier et hiérarchiser les priorités
- Mesurer l'activité de l'équipe
- Fixer les objectifs à l'équipe
- Etre capable de prévenir et gérer les conflits
- Faire preuve d'un savoir-faire technique

- Avoir le sens de l'accueil, de l'information et du conseil aux usagers
- S'exprimer correctement oralement et par écrit
- Utiliser un vocabulaire professionnel de service
- Posséder des techniques et outils de communication
- Assembler selon les techniques de classement et d'archivage
- Appliquer les techniques de secrétariat (dactylographie, écriture abrégée, prise de notes)
- Maîtrise des outils informatiques et des logiciels spécifiques
- Posséder les notions d'organisation et de gestion du temps
- Aptitude à participer à des activités transversales au sein du service

SAVOIR- ETRE
- Disposer d'une grande capacité relationnelle (écoute, dialogue, conseil, pédagogie...)
- Respecter les obligations de discrétion et de confidentialité
- Faire preuve d'une grande disponibilité et d'une ouverture d'esprit
- Faire preuve d'une grande rigueur, de méthodologie
- Faire preuve d'autonomie et d'initiative
- Avoir le sens de l'organisation et de l'analyse