Agent Chargé d'Accueil État-Civil et Population - Mairie d'Illkirch-Graffenstaden H/F - Communes

Au sein du service État civil, vous assurez l'accueil et l'accompagnement des habitants dans leurs principales démarches administratives liées à l'état civil, à la population et à la citoyenneté.
Polyvalent(e), vous intervenez notamment dans la gestion des actes d'état civil, des démarches funéraires, des titres sécurisés et des élections. Vous contribuez ainsi directement à la qualité du service rendu aux usagers et à l'image de la collectivité.
Ce poste nécessite rigueur, discrétion et capacité à traiter des situations administratives parfois sensibles.

Vos missions :
Accueillir et accompagner les usagers
- Accueillir, informer et orienter les usagers, en présentiel, par téléphone et via les outils numériques
- Identifier les demandes et apporter une réponse adaptée
- Accompagner les administrés dans leurs démarches administratives
Assurer la gestion de l'état civil
- Établir, mettre à jour et délivrer les actes d'état civil : naissances, reconnaissances, mariages, PACS et décès
- Assurer la tenue des registres et la mise à jour des mentions marginales
- Instruire les dossiers de mariage et participer à leur organisation
- Traiter les demandes relatives aux changements de nom et de prénom et aux livrets de famille
- Veiller à la régularité et à l'authenticité des dossiers et actes
Gérer les démarches funéraires et les concessions
- Instruire les demandes et délivrer les autorisations funéraires
- Gérer l'attribution, le renouvellement et la reprise des concessions
- Assurer la tenue des registres et le suivi administratif des opérations funéraires
- Veiller au respect de la réglementation et assurer les relations avec les familles, les opérateurs funéraires et les services concernés
Assurer les démarches liées aux titres et aux élections
- Instruire et recueillir les demandes de cartes nationales d'identité et de passeports
- Assurer le suivi des dossiers en lien avec les services de l'État
- Participer à la gestion du fichier électoral et à l'organisation des scrutins
Participer aux missions de population
- Réaliser différentes prestations administratives : attestations d'accueil, certifications, légalisations, recensement citoyen, tirage au sort des jurés, etc.
- Assurer le classement, l'archivage et la mise à jour des bases de données
- Participer à la veille réglementaire et assurer la continuité du service en l'absence des collègues

- Vous êtes titulaire d'un baccalauréat et disposez idéalement d'une première expérience de 1 à 2 ans dans le domaine de l'état civil ou dans un environnement administratif similaire
- Vous disposez de connaissances en droit de l'état civil, réglementation funéraire et élections et êtes en capacité d'appliquer des procédures administratives rigoureuses.
- Vous faites preuve d'organisation, de méthode et de rigueur dans le suivi des dossiers
- Vous possédez de bonnes capacités rédactionnelles et relationnelles et savez adapter votre communication à des interlocuteurs variés
- Vous êtes capable de gérer avec diplomatie des situations sensibles, conflictuelles ou génératrices de stress
- Vous êtes reconnu(e) pour votre sens du service public, votre discrétion, votre confidentialité et votre disponibilité
- Vous maîtrisez les outils informatiques et êtes à l'aise avec l'utilisation de logiciels métiers

Le poste comporte une délégation de fonctions d'officier d'état civil. Conformément à l'article R. 2122-10 du Code général des collectivités territoriales, cette délégation ne peut être confiée qu'à un fonctionnaire titulaire de la commune. Le poste est donc ouvert aux fonctionnaires titulaires
- Une délégation dans les fonctions d'officier d'état civil est prévue pour le poste.
- Une habilitation dans le domaine funéraire est également nécessaire pour l'exercice des missions correspondantes
- Une disponibilité ponctuelle le samedi matin est à prévoir