Assistant au Service Festivités Événements Traditions - Sete H/F - Communes

Dans le cadre des mouvements de personnel, il est fait appel à candidatures afin de pourvoir un poste d'assistant
pôle festivités événements et traditions H/F au sein du Service Festivités Evènements Traditions

MISSIONS ET ACTIVITES PRINCIPALES
En lien avec la Directrice du Protocole Evènementiel et Festivités

gestion d'un événement porté par la Ville en lien avec l'équipe du pôle événementiel
Soutien pour la préparation de l'événement en tenant compte des contraintes financières et des délais en lien avec les prestataires de services de l'événementiel.
Suivi technique, administratif, logistique, et sécurité de chaque manifestation : Elaboration de retro-plannings et fiches événementielles, recherche de prestataires (Orchestre, troupe de spectacle, musiciens etc.), choix du meilleur rapport qualité-prix et présentation d'une pré-sélection à la Directrice, Elus pour validation / Organisation de réunions et comptes rendus /Réservation des sites et programmation des intervenants /Aide au suivi des opérations de l'événement en lien avec l'équipe du pôle événementiel du service festivités (sites, logistique, arrêtés de circulation, loges, caterings, achat de denrées.) / Vérification et contrôle du suivi en amont et le jour de l'événement en lien avec la coordonnatrice, les organisateurs, pour s'assurer que tout est conforme /
Vérification du bon déroulement de l'événement et résolution de problèmes éventuels.
Assurer l'accueil et l'encadrement des compagnies sur le terrain et le management des équipes techniques en binôme avec l'équipe et le régisseur de spectacle durant les festivités.
Recherche de prestataires musicaux et animations festives pour l'organisation d'événements portés par la Ville (Saint-Louis, 14 juillet, Noël...) ou en soutien de manifestations portées par le tissu associatif en lien avec l'équipe du pôle événementiel.
Evaluer la réussite de l'événement et soumettre les comptes rendus et débriefings à la hiérarchie.
Présence sur le terrain
Gestion administrative (assurance, contrat de cession, guso, décision, etc...)
Accueil téléphonique

CONNAISSANCES (SAVOIR)

Bonne connaissance des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Post Office)
Bonne connaissance du logiciel de réalisation de plans pour projets 2D, 3D (Paint)
Bonne connaissance du fonctionnement de la collectivité
Bonne connaissance du secteur de l'événementiel
Bonne connaissance des règles de sécurité publique en lien avec les services compétents (sapeurs-pompiers, PCHS,...)
Connaissances techniques liées à l'organisation événementielle


QUALITES - APTITUDES

Sens de l'organisation et du relationnel
Rigueur de suivi
Bonnes capacités rédactionnelles
Réactivité et grande disponibilité
Motivation
Polyvalence
Curiosité
Transversalité avec les services techniques