Assistante Administrative de l'École de Musique H/F - Mairie

La ville de Châteaulin recherche un(e) assistant administratif au sein de l'école de musique le Germoir en remplacement d'un agent en retraite progressive.
Sous la responsabilité du Directeur de l'école de musique vous aurez pour missions d'assurer l'accueil des familles et la préparation et le suivi des dossiers de l'école de musique

Accueil des familles
- Assurer l'accueil des familles
- Renseignements, suivi des demandes .

Assurer la préparation et le suivi des dossiers suivants :
Gestion administrative
- Assurer le secrétariat de l'école de musique
Convocations diverses
Frappe de compte-rendu, notes
Invitations
Rédaction et mise en page de documents d'informations
Information aux familles
Gestion de l'emploi du temps des professeurs
Planning d'occupation des salles

- Préparer et établir les inscriptions :
Publicité auprès du public concerné
Etablir les formulaires si besoin
Les remplir ou les faire remplir
Contrôler les renseignements
Diffuser les inscriptions aux professeurs concernés

- Etablir des éléments statistiques :
Nombre d'enfants, d'adultes, provenance.
Répondre aux questionnaires divers
Tableaux statistiques

- Gestion des instruments :
Répertorier les instruments
Gérer la location (fiche de location, assurance, révision.)
Gérer les mouvements du parc instrumental

Gestion comptable
Etablissements de factures, suivi des rappels
Suivi des impayés
Suivi des commandes de matériel et de partitions et des prêts d'instruments.
Calcul des heures complémentaires des professeurs pour le salaire

Gestion des évènements :
Organisation, mise en place et suivi des manifestations et des examens, prises de photos et vidéos, gestion de la chaine Youtube
Organisation et participation aux portes ouvertes et aux inscriptions
Réservation des salles
Gestion du transport de matériel

CDD d'un an
Temps de travail : Mi-temps annualisé sur les 37 semaines de périodes scolaires correspondant à 21h45 par semaine travaillée. Les horaires peuvent varier en fonction des projets de l'école de musique (concerts des enseignants, Nuit des conservatoires.)

Experience: 5 Mois

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,-Accueillir le public,La connaissance d'Open Talent est un plus,Maitrise de l'outils informatique,-Elaborer des projets et des bilans financiers,Elaborer des statistiques

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Administration publique générale

Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.