Chargé d'Accueil et Secrétariat Administratif H/F - France Travail

Vous êtes la première personne que rencontrent les entreprises adhérentes, sur place et au téléphone. Un poste polyvalent : accueil, secrétariat et appui au service relation adhérents.

La structure
Un service de prévention et de santé au travail interentreprises, qui accompagne les entreprises dans le suivi de santé de leurs salariés et la prévention des risques professionnels. Le poste est à pourvoir en CDD de remplacement, à Oullins.

Vos missions
- Accueillir les visiteurs et répondre aux appels, identifier leur demande, y répondre en premier niveau ou les orienter vers le bon service.
- Traiter les demandes reçues par les messageries partagées, les formulaires et le portail : les qualifier, les prioriser, les transmettre et en assurer le suivi.
- Gérer le courrier (réception, tri, diffusion, expédition) et réaliser le secrétariat courant : mails, documents, numérisation, classement, archivage.
- Apporter un appui aux services, notamment pour la gestion des espaces d'accueil et des salles de réunion.
- Accompagner les entreprises adhérentes sur le portail (création, activation, utilisation de leur espace), informer les nouveaux adhérents et appuyer les conseillers dans le suivi des dossiers d'adhésion et la mise à jour des données.

Votre profil
Indispensable :
- Vous avez déjà occupé un poste d'accueil physique ou téléphonique, de relation clientèle ou de secrétariat.
- Vous avez déjà géré en parallèle des appels, des visiteurs et des demandes écrites.
- Vous rédigez des mails et des documents administratifs clairs et bien présentés.
- Vous utilisez au quotidien une messagerie, un traitement de texte, un tableur et un logiciel de gestion.
- Vous avez déjà tenu un classement ou un suivi de dossiers administratifs.
Souhaitable :
- Bac en administration ou en gestion.
- Expérience avec une clientèle d'entreprises.
- Pratique d'un portail client ou d'un outil de gestion de la relation clients.

Conditions
- CDD de remplacement, temps plein, travail en journée. Pas de télétravail.
- 27 950 euros bruts annuels sur 13 mois.
- Oullins (69).
- Confidentialité et discrétion exigées.

Experience: 2 An(s)

Compétences: Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités des agences de placement de main-d'oeuvre

Liste des qualités professionnelles:
Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie : Capacité à écouter activement, réceptionner des informations et messages, faire preuve d'ouverture d'esprit et de diplomatie.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.