Assistant de Direction H/F - Federation Depart des Associations Admr

Le SSIAD / ESA Trois Rivières accompagne à domicile les personnes âgées grâce à une équipe pluridisciplinaire composée notamment d'infirmiers coordinateurs, aides-soignants, psychologue et psychomotriciennes. Le service dispose de 150 places en SSIAD et 20 places en ESA.
Dans le cadre d'un remplacement, nous recherchons un(e) Assistant(e) de Direction H/F qui occupera un rôle clé au sein de l'organisation, en lien direct avec la direction du service.

VOS MISSIONS:

Assistance à la Direction
Gestion de l'agenda et de l'organisation des rendez-vous ;
Préparation et organisation des réunions ;
Rédaction et diffusion des comptes rendus ;
Gestion des appels et du courrier ;
Suivi et mise à jour des documents institutionnels ;
Transmission des informations entre la direction, les équipes et la Fédération.
Suivi administratif des personnes accompagnées
Accueil téléphonique et physique ;
Information sur les conditions d'admission ;
Constitution et mise à jour des dossiers usagers ;
Élaboration et suivi des contrats d'accompagnement et des projets personnalisés.
Gestion administrative et organisationnelle
Suivi administratif du personnel ;
Préparation des éléments variables de paie ;
Gestion des absences, congés et visites médicales ;
Suivi des tableaux de bord d'activité ;
Gestion des fournitures et de la logistique courante ;
Tenue d'une caisse et transmission des éléments comptables simples.

CONDITIONS D'EMPLOI
CDI ;
Prise de poste : janvier 2027 ;
Temps de travail : temps partiel 50% de janvier à avril 2027 avec période de passation et d'accompagnement, puis passage à temps plein à compter de mai 2027 ;
Horaires de journée aménageables ;
Rémunération selon la Convention Collective de la Branche de l'Aide à Domicile avec reprise de l'ancienneté ADMR ;
Participation aux frais de transport ;
Mutuelle d'entreprise ;
CSE.

Experience: 4 An(s) - expérience similaire

Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Appliquer un cadre juridique ou réglementaire,Assurer la confidentialité des échanges et informations,Assurer la gestion administrative d'une activité,Classer des documents,Collecter et analyser des données, des informations,Contrôler la conformité des procédures internes,Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Réaliser une veille documentaire,Rédiger un écrit professionnel,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée

Qualification: Agent de maîtrise

Secteur d'activité: Autres organisations fonctionnant par adhésion volontaire

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de sens des responsabilités : Capacité à engager sa responsabilité pour atteindre un objectif clairement exprimé et à signaler les éventuels freins à lever pour atteindre l'objectif.