Coordinateur des Secretariats Medicaux H/F - Etablissement Public de Santé Mentale (EPSM) de la Marne

La coordinatrice des secrétariats médicaux définit les organisations et les ressources humaines en secrétariat allouées aux services, en lien avec l'encadrement et la chefferie de ces services.

Missions principales :

• Planifier, organiser, répartir les tâches, la charge de travail et allouer les ressources pour leur réalisation
• Piloter, animer, communiquer, dynamiser les équipes
• Organisation fonctionnelle des secrétariats, de leurs besoins en ressources humaines, en équipement...
• Participer à la gestion des dysfonctionnements et des conflits
• Organiser la gestion de l'absentéisme des secrétariats médicaux, gérer les plannings, en lien avec les unités concernées
• Participer à l'évaluation des agents et de leur projet de formation
• Constituer et gérer les binômes de remplacements
• Accompagner les projets des professionnels affectés sur un secrétariat
• Participer au recrutement et à la gestion des mobilités des secrétaires médicales
• Gérer l'accueil des stagiaires
• Réaliser des audits organisationnels des secrétariats médicaux et proposer des actions d'amélioration sur le secteur d'activité
• Développer et suivre les indicateurs d'activité et des effectifs

Fonction :

• Planifier, organiser et piloter les activités de secrétariat médical en animant une équipe de professionnels et en veillant à l'efficacité et à la qualité du travail réalisé
• Accueil, encadrement et formation des nouveaux étudiants et des stagiaires
• Conseil aux décideurs concernant les choix, les projets, les activités du domaine d'activité
• Gestion des moyens et des ressources (techniques, financières, humaines, informationnelles) au regard des besoins du Pôle.
• Elaboration des documents descriptifs des processus spécifiques aux différents secrétariats

Métier :

• Gestion de l'information
• Gestion médico-administrative et traitement de l'information médicale
• Niveau de qualification minimum, Niveau 6 (licence)
• Code métier 40L30

Autorité fonctionnelle dont dépend le poste :

• Chef de Pôle
• Cadre Supérieur de Pôle

Autorité fonctionnelle assurée par le poste :

• Secrétaires médicales des services concernés

Formations - Qualifications :

Expertise en secrétariat médical

Techniques du secrétariat et utilisation des outils bureautiques

Connaissances particulières :

Techniques de management opérationnel et relationnel

Gestion des conflits

Connaissance des enjeux hospitaliers

Conception et accompagnement aux changements organisationnels

Expérience professionnelle :

Avoir une expérience diversifiée et complémentaire dans le domaine du secrétariat

Avoir occupé différents postes de secrétaire médicale

Avoir une expérience minimale de 10 ans en tant que secrétaire médicale

Qualités professionnelles :

Rigueur et efficacité

Qualité d'écoute et de discernement

Qualités relationnelles

Animation, mobilisation et fédération d'équipes

Respect des règles institutionnelles

Respect du secret professionnel