Adjoint à la Cheffe du Département des Relations avec les Élus et le Sgg H/F - Service Public

Description du département ou de la mission :

Le département chargé des relations avec les élus et le secrétariat général du Gouvernement (DREG) a 3 missions essentielles :

- il assure la prise en charge via l'application « Pégase » des courriers que les députés, sénateurs et les élus locaux adressent aux ministres chargés de la santé, des solidarités, de l'autonomie, du travail et de l'emploi ;
- il assure le traitement des questions écrites via l'application « Réponses » ;
- il assure la réception de la production normative des ministères via l'application « Solon ». Il s'agit des décrets, des arrêtés, des décisions, des circulaires et des avis ; il gère la procédure de contreseing des textes législatifs et réglementaires jusqu'à leur publication au Journal officiel.

Encadrement (oui ou non) : Oui, 1 agent de catégorie A, 12 agents de catégorie B, 1 agent de catégorie C

Placé(e) sous l'autorité de la cheffe du département des relations avec les élus et le Secrétariat général du Gouvernement l'adjoint(e) est en charge des activités suivantes :

Activités principales :
- participe à l'encadrement de l'équipe dans le processus de traitement des courriers parlementaires, des questions écrites et des textes réglementaires soumis au contreseing des ministres, dans le respect des délais et des procédures et assure l'intérim de la cheffe de département, en cas d'absence de celle-ci ;
- participe à la définition des objectifs du département et à la mise en place d'indicateurs de suivi de l'activité du département ;
- contribue à la coordination des activités du département et à la circulation de l'information ;
- veille à la fluidité de la circulation des courriers ;
- veille au bon déroulement des processus de renseignement des bases communes de suivi des courriers ;
- veille sur l'ensemble des projets de réponse soumis à la signature du ministre ou de son délégataire ;
- coordonne la remontée des informations chiffrées pour la confection des tableaux de bord ;
- participe à la tenue des entretiens professionnels de l'équipe.

Activités complémentaires : peut être chargé(e) par la responsable du département de toutes les missions transversales en lien avec le champ d'activité du département : rédaction de projets de réponse à la demande des cabinets.

Partenaires institutionnels :
- réseau de référents au sein de chaque direction et service de l'administration des ministères
sociaux (DAC, agences sanitaires, délégations interministérielles...) ;
- les services territoriaux ;
- réseau interministériel des bureaux de cabinets ;
- les services du Premier ministre et notamment le SGG.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles
solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus,
conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous
le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus
(vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)

Connaissances :

- Techniques et pratiques du management (M)
- Organisation des ministères sociaux et de l'environnement institutionnel (M)
- Connaissance du fonctionnement parlementaire et administratif (M)
- Fonctionnalités des applications "métiers" (M)

Savoir-être : Indiquez au moyen de *** en fonction des attentes

- Aptitudes relationnelles et au travail en équipe***
- Réactivité***
- Etre rigoureux et méthodique***
- Etre curieux et ouvert à l'actualité gouvernementale
- Etre autonome et savoir rendre compte***
- Discrétion et sens du service public***

Savoir-faire :

- Manager une équipe - M
- Lire, analyser et synthétiser les situations exposées dans les courriers - M
- S'organiser et gérer les priorités - M
- Communiquer et rédiger avec aisance - E
- Animer et développer un réseau professionnel - M
- Utiliser les outils informatiques et bureautiques - M
- Mettre en oeuvre une règle, une procédure, un protocole - M
- Travailler dans des délais contraints / dans l'urgence - M