Assistant du Comité d'Audit Interne et des Membres du Comité de Direction Igésr H/F - Ministères de l'Education, jeunesse, sports, enseignement supérieur, recherche : Administration Centrale

L'IGÉSR assure des missions de contrôle, d'évaluation, d'accompagnement des réformes, d'appui et d'audit interne des politiques mises en oeuvre dans des secteurs de l'éducation, l'enseignement supérieur, la recherche, la lecture publique, la jeunesse et les sports afin de les rendre plus efficaces.La diversité des expertises rassemblées au sein de l'IGÉSR permet de couvrir les politiques publiques développées à l'école, de la maternelle à l'enseignement supérieur, mais aussi en dehors de l'école.L'IGÉSR est organisée en collèges, en groupes d'échange et d'information (GEI), en pôles transversaux et en missions spécifiques.La mission ministérielle d'audit interne, placée auprès de la cheffe de l'IGÉSR, est chargée de fournir à chaque ministre une analyse sur le degré de maitrise des risques et de lui apporter ses conseils pour l'améliorer. La mission rassemble, pour l'exercice de ses attributions, des membres de l'IGÉSR.Le secrétariat général administratif (SGA) est placé sous l'autorité directe de la cheffe de l'IGÉSR. Il est en charge de l'ensemble des fonctions supports et d'appui au fonctionnement de l'inspection générale. Il est chargé de l'organisation et de la gestion administrative, logistique et financière de l'inspection générale de l'éducation, du sport et de la recherche.

Vous intégrerez le secrétariat général administratif, et serez en charge du secrétariat de la mission ministérielle d'audit interne MEN MESRE MSJVA et du comité de direction de l'IGÉSR (constitué d'environ 10 personnes). Vous serez plus particulièrement en charge des missions suivantes :

Assistance du comité de direction :

- Organiser matériellement des réunions (séminaires et ateliers : réservations de salles et amphis, ordres de mission des intervenants extérieurs ...)

- Prendre des rendez-vous, gérer les agendas, diffuser des informations, faire les envois de réponses aux courriers pour les membres du comité de direction

- Organiser et suivre les déplacements des membres du comité de direction (traitement sur l'application DT CHORUS)

- Saisir et mettre en forme des notes, compte rendu de réunions, diaporamas

- Assurer l'archivage des données liées aux collèges et aux pôles de l'IGÉSR

- Apporter une assistance pour la mise en place de visioconférences

Assistance de la mission ministérielle d'audit interne (MMAI) :

- Elaborer et mettre à jour des bases de données, notamment les bases de données et les outils spécifiques de la mission ministérielle d'audit interne (MMAI)

- Mettre en ligne des documents et gestion de premier niveau de l'intranet et des espaces collaboratifs spécifiques de la MMAI

- Préparer et suivre des tableaux d'indicateurs relatifs aux missions

- Travailler en collaboration avec les autres assistantes du service

- Assurer le secrétariat de la réunion du comité ministériel de l'audit interne

- Formaliser des processus de gestion de l'activité de la MMAI

- Assurer un suivi des mises à jour des éléments indispensables au bon déroulement des missions auprès des auditeurs internes dans les espaces dédiés et aux équipes missionnées

- Assurer un suivi des dossiers des audits internes en articulation avec leur archivage

- Effectuer un suivi des calendriers des opérations récurrentes de la MMAI, effectuer les relances adéquates auprès des acteurs concernés pour leur bonne tenue

- Effectuer un premier niveau de communication auprès des auditeurs internes.

Ce poste est fait pour vous si vous :

-disposez de connaissance en techniques de secrétariat

-avez une appétence pour l'utilisation des outils bureautiques (Word, Excel ...) et application informatique (Chorus DT)

Savoirs :

- Connaissances du système éducatif, sur l'organisation de l'administration des ministères chargés de l'Éducation nationale, de l'enseignement supérieur, de la recherche, des sports, de la jeunesse et de la vie associative

- Connaissances de l'administration centrale.

Savoir-faire :

- Maîtrise des outils bureautiques et application informatique (Chorus DT)

- Gestion administrative

- Qualité rédactionnelles et de communication

- Sens de l'organisation et de la priorisation des tâches

Savoir-être :

- Discrétion, sens de la confidentialité

- Diplomatie et aisance relationnelle

- Réactivité et adaptabilité

- Capacité d'anticipation et esprit d'initiative

- Rigueur

- Autonomie

- Capacité à effectuer un reporting et les alertes adéquates

Une expérience dans le domaine du secrétariat de direction serait bienvenue.