Officier ou Officière d'État Civil - Chargé ou Chargée d'Accueil - Mairie de Sanilhac H/F - Communes

Sous l'autorité de la DGS, vous assurerez les missions d'officier d'état civil, la gestion du cimetière communal, les demandes d'occupation des salles communales, l'enregistrement du courrier ainsi que sa diffusion, les inscriptions scolaires dans les écoles.

Vous êtes l'interlocuteur privilégié des administrés pour l'ensemble de ces démarches et veillez à leur traitement dans le respect des dispositions réglementaires en vigueur.

Activités et tâches principales du poste :
Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public :
- Accueillir le public en mairie ou par téléphone avec amabilité.
- Renseigner le public en mairie ou par téléphone.
- Recevoir, filtrer et orienter les appels.
- Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services :
- Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
- Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité
- Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
- Gérer les demandes de la population, délivrer des documents administratifs attestation, copie d'actes, recensement militaire...

Gérer les demandes d'occupations des salles communales et complexes sportifs :
- Gérer les réservations et tenir le planning des salles de la collectivité

Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation :
- Réceptionner, enregistrer, numériser et distribuer le courrier.
- Procéder à l'envoi des permanences des adjoints en début de semaine

Assurer les missions d'officier d'Etat-civil
- Tenir les registres de naissances, mariages et décès, établir les différents actes d'état-civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, PACS)
- Suivre les dossiers de mariage (préparation du dossier, du livret de famille, rédaction et transmission de l'acte, auditionner les couples, établir les actes de publication)
- Transcription des naissances et déclarations de naissance, des décès.
- Délivrer les autorisations, fermeture de cercueil, crémation, dispersion des cendres.

Gestion du cimetière communal
Gérer les concessions du cimetière communal, suivre les procédures de reprise des concessions à l'état d'abandon, les renouvellements de concessions, l'espace cinéraire (columbarium et jardin du souvenir).

Effectuer les inscriptions dans les écoles
Procéder aux inscriptions des enfants dans les écoles de la commune et en assurer la transmission aux directeurs ainsi qu'à l'élu référent.

Exigences requises :
- Compétences techniques :
Connaître l'environnement institutionnel et les processus décisionnels des collectivités territoriales. Connaître les missions des Administrations et partenaires publics.
Connaître les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante. Très bonne maitrise du Français (orthographe, grammaire).

- Compétences relationnelles :
Maîtriser les techniques de communication.
Capacité d'initiative et de réaction dans la gestion des accueils.
Savoir gérer les situations relationnelles difficiles.
Etre organisé, rigoureux et méthodique.
Etre patient.
Etre discret.
Etre sérieux et efficace.
Sens de la diplomatie.