Secrétaire Général de Mairie - Mairie de Hiis H/F - Communes

Sous la directive des élus, la/le secrétaire général de mairie met en oeuvre les politiques déclinées par l'équipe municipale et coordonne les services de la commune avec ses moyens matériels, financiers et humains.

Assurer l'assistance et le conseil aux élus
- Élaborer et mettre en oeuvre les décisions du conseil municipal
- Conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques
Assurer la préparation et le suivi du travail avec les élus
- Préparer et suivre le conseil municipal
- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs du maire
- Garantir le traitement du courrier
Elaborer des documents administratifs et budgétaires
- Préparer et rédiger les documents administratifs et budgétaires
- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs
Préparer le budget et garantir la gestion financière de la commune
- Préparer le budget avec les élus
- Garantir le respect des prévisions budgétaires
- Assurer le suivi des emprunts
- Assurer le suivi de la trésorerie
- Préparer et suivre des dossiers de subventions
Assurer la gestion du personnel et garantir le suivi des carrières
- Suivre les carrières du personnel (du recrutement à la retraite)
- Réaliser les paies et l'établissement des états annuels
- Assurer le suivi des temps pour l'ensemble des agents (congés, gestion des absences et récupérations)
Assurer l'accueil physique et téléphonique
- Renseignement, orientation des habitants
- Prise de rendez-vous pour le maire et les adjoints
- Constitution et enregistrement des dossiers recensement militaire
- Gestion des demandes de salle,
- Suivi des dossiers des étrangers (accueil, séjour, naturalisation ...)
- Autorisations diverses, permis de détention de chiens dangereux
- Autorisations de débit de boisson
Suivre les dossiers liés à l'état civil
- Rédaction des actes de décès et des documents annexes, des actes de mariage, des actes de reconnaissance, préparation des dossiers de mariage, enregistrement des avis de naissance
- Tenue des actes (décès, mariage, divorce, nationalité, notoriété, pacs etc.) et établissement ou mise à jour de livrets de famille
- Traitement des demandes d'actes de naissance
- Demandes notariales
- Relations avec l'INSEE
Assurer le bon déroulement des élections
- Tenue des listes : inscriptions / radiations
- Préparation de la commission administrative, présence
- Tableaux de préparation des scrutins
Suivre les dossiers liés à l'urbanisme
- Renseignement aux usagers
- Registre des permis de construire et des déclarations de travaux,
- Enregistrement, gestion, affichage, instruction réglementaire
- Renseignements des notaires, déclaration d'intention d'aliéner

- SAVOIRS :
- connaître les domaines de compétences des communes et leur organisation ;
- connaître le statut de la Fonction Publique Territoriale et les règles d'état civil et d'urbanisme ;
- connaître les procédures réglementaires de passation des marchés publics et des contrats ;
- connaître les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs ;
- connaître le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics.

- SAVOIR FAIRE :
- respecter les délais réglementaires ;
- savoir gérer la polyvalence et les priorités ;
- vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs ;
- préparer les dossiers de mandatement, des dépenses et recettes, des demandes et justifications de subventions et des déclarations financières ;
- préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil ;
- élaborer et animer un dispositif d'accueil de la population ;
- contrôler et évaluer les actions des services ;
- piloter, suivre et contrôler les activités des agents.

- SAVOIR ETRE :
- savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension ;
- avoir le sens du service public (déontologie et discrétion) ;
- bénéficier d'excellentes qualités relationnelles.