Assistant de Direction - Dammarie les Lys H/F - Communes

Missions principales :
* Assurer l'accueil et être l'interlocuteur privilégié des établissements scolaires.
* Assister la direction dans son organisation : gestion d'agenda, courriers, messagerie, rédaction et mise en forme de documents, classement et archivage numérique.
* Organiser les réunions, convocations, listings, déplacements et aspects logistiques.
* Participer à la mise en oeuvre et au suivi des projets et événements de la Direction.
* Gérer les fournitures, les commandes et le planning du véhicule de service.
* Recueillir et traiter les informations nécessaires au fonctionnement administratif scolaire et périscolaire.
* Recenser les besoins des écoles, préparer les éléments budgétaires et assurer le suivi des budgets (écoles, services, ULIS, etc.).
* Demander et analyser les devis, saisir et suivre les commandes dans CIRIL, contrôler les livraisons et factures et gérer les éventuels litiges.
* Suivre les marchés publics : renouvellements, documents d'appel d'offres, analyse des candidatures avec le service concerné et suivi de l'exécution des marchés.
* Assurer la gestion des dispositifs PPMS : suivi du matériel, commandes et réassort, recherche d'informations réglementaires.
* Préparer et suivre les conventions relatives aux frais de scolarité et de restauration des élèves ULIS, ainsi que la veille réglementaire.
* Mettre en forme les actes administratifs et courriers et assurer le suivi budgétaire de la crèche Bonjean.
Compétences et qualités recherchées :
Rigueur, organisation, autonomie, discrétion professionnelle, capacité à respecter les procédures et à rendre compte. Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel, et aptitude à travailler avec différents interlocuteurs. Être force de proposition pour améliorer la qualité du service rendu aux usagers.

Consultez le détail complet de l'offre sur la page https://www.emploi-territorial.fr/offre/o077260929000194-assistant-e-direction?pk_campaign=ep ou en cliquant sur le bouton "Postuler sur le site employeur".

SAVOIR-FAIRE
- Traiter des dossiers et rédiger des documents administratifs
- Prendre des notes et mettre en forme tous types de courriers
- Gérer et actualiser une base d'informations
- Vérifier la validité des informations traitées
- Rédiger des comptes rendus et procès-verbaux de réunion
- Enregistrer ou saisir des données informatiques
- Utiliser l'outil informatique et les logiciels de gestion
- Réceptionner, enregistrer et vérifier des dossiers
- Trier, classer et archiver des documents
- Synthétiser et présenter des informations
- Rechercher et diffuser des informations
- Préparer les dossiers pour les instances
SAVOIR-ETRE
- Communication orale et écrite
- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité
- Capacité à déterminer les priorités
- Savoir mettre en place des outils de gestion