Directeur Administratif - Commune de Mandelieu la Napoule H/F - Communes

Au sein des services de la Collectivité, le/la Directeur/trice administratif/tive assure la gestion administrative du service.

Coordonner l'activité administrative du service :
- Superviser la gestion du courrier du service ;
- Veiller au respect des échéances et à la bonne transmission des éléments nécessaires à la prise de décision ;
- Assurer un rôle d'interface et de coordination entre les différents interlocuteurs ;
- Assurer le suivi des documents après lecture ou signature et veiller à leur transmission aux interlocuteurs concernés ;
- Organiser le traitement, la diffusion et le suivi des correspondances ;
- Assurer la gestion de la boîte mail fonctionnelle ;
- Identifier les demandes nécessitant une réponse, une instruction ou un arbitrage ;
- Assurer le suivi des réponses et veiller au respect des délais.

Sécuriser et coordonner les réunions, évènements et déplacements :
- Sécuriser les déplacements officiels, les cérémonies et les réunions publiques ;
- Sécuriser la coordination avec les services concernés lors des déplacements et événements ;
- Préparer les réunions et en assurer le suivi administratif ;
- Recueillir auprès des services les éléments nécessaires à la préparation des réunions ;
- Assurer le suivi des décisions, orientations et demandes formulées à l'occasion de ces réunions ;
- Veiller à la bonne circulation des informations auprès des interlocuteurs concernés.

Préparer et suivre les dossiers :
- Préparer les dossiers ;
- Recueillir et consolider les informations nécessaires auprès des services ;
- Assurer le suivi des dossiers jusqu'à leur aboutissement ;
- Alerter sur les échéances, points de vigilance ou difficultés rencontrées ;
- Élaborer des synthèses, notes et éléments d'aide à la décision ;
- Assurer une veille sur les dossiers présentant un enjeu particulier.

Assurer la rédaction administrative :
- Rédiger les courriers et correspondances ;
- Préparer des notes, comptes rendus, synthèses et documents administratifs ;
- Adapter les supports écrits aux différents interlocuteurs institutionnels, administratifs et partenaires ;
- Veiller à la qualité rédactionnelle, à la fiabilité des informations et au respect des règles de confidentialité.

- Grande capacité d'adaptation et priorisation des tâches au regard des directives de la hiérarchie ;
- Sens de l'organisation au vu du poste dont les missions sont très diverses ;
- Avoir de la réactivité et de l'anticipation ;
- Autonomie et sens des initiatives ;
- Esprit d'analyse et de synthèse ;
- Capacités à rédiger ;
- Rigueur et discrétion ;
- Bonne maîtrise de l'outil informatique (Word, Excel, Astre, Gecco) ;
- Qualités relationnelles et sens de l'écoute ;
- Travail en équipe ;
- Disponibilité ;
- Discrétion et conscience professionnelle.

Encadrement - horaires fixes - disponibilité - polyvalence - déplacement - permis nécessaire.