Assistant ou Assistante de Gestion Administrative - Mairie de Zellwiller H/F - Communes

Au sein du service administratif, et sous l'autorité du Maire, l'agent assure une polyvalence entre accueil physique et téléphonique des usagers, la gestion administrative des dossiers et le suivi des instructions des démarches d'urbanisme.

Accueil physique et téléphonique des usagers : accueil, renseignements, et orientation des usagers, recherche et diffusion d'informations, conseil auprès des usagers sur les procédures

État civil : copie intégrale ou extrait d'acte à la demande des usagers, attestation de domicile, légalisation de signature, contrôle de l'authenticité des documents fournis, instruction des demandes d'attestation d'accueil, réception et enregistrement des demandes de recensement militaire

Élections : procéder à l'inscription, la radiation ou le changement d'adresse sur les listes électorales

Urbanisme : gérer les dossiers et les correspondances des autorisations d'urbanismes, échanger et suivre les dossiers avec le service instructeur, assurer le suivi et la gestion des procédures de modification ou révision du PLUi, assurer l'archivage des dossiers d'urbanisme, la planification des enquêtes publiques

Gestion du cimetière : délivrer et renouveler les concessions, tenir à jour les registres et le logiciel de gestion funéraire, veiller au respect du règlement du cimetière et contrôler la conformité des travaux et opérations funéraires

Relation avec les associations pour l'organisation de leurs manifestations

Tâches diverses de secrétariat : trier, classer et archiver les documents

Tous autres travaux rendus nécessaires au bon fonctionnement du service

Savoirs :
- Connaissances de l'environnement professionnel et du fonctionnement des collectivités territoriales
- Maîtrise de la réglementation en vigueur notamment en matière d'urbanisme et d'état civil
- Bonnes connaissances de gestion du cimetière

Savoir-faire :
- Maitrise des outils bureautiques et des logiciels Cart@DS, GESCIME et Agedi
- Savoir prioriser les tâches et alerter la hiérarchie
- Recevoir, traiter, filtrer et transmettre les messages
- Capacité à communiquer (oral - écrit)
- Qualités rédactionnelles
- Travail en équipe

Savoir être :
- Esprit d'analyse et de synthèse
- Sens de l'écoute et diplomatie
- Dynamisme
- Autonomie dans l'organisation du travail, méthode, rigueur
- Discrétion