Assistant ou Assistante de Gestion Administrative - Mairie de Calonne-Sur-La-Lys H/F - Communes

La commune recrute un agent polyvalent à temp non complet pour assurer :
- L'accueil et les relations avec le public
- L'Etat civil
- L'urbanisme
- La comptabilité
- La gestion du portail famille
- La gestion du cimetière communal
- L'administration générale

- L'accueil et les relations avec le public :
* Accueillir physiquement et téléphoniquement
* Ecouter, renseigner et orienter les usagers vers les services ou interlocuteurs compétents
* Répondre aux demandes courantes et transmettre les informations nécessaires
* Gérer les courriers entrants et sortants ainsi que les courriels
* Assurer une première information sur les démarches administratives.
- Etat civil
* Constituer et mettre à jour les dossiers d'état civil
* Etablir et délivrer les actes de l'état civil
* Préparation des dossiers mariage et de PACS
* Assurer les échanges avec les administrations et organismes concernés
*Veiller à la tenue et à la conservation des registres
- Urbanisme
* Accueillir et renseigner sur les démarches d'urbanisme
* Réceptionner et enregistrer les demandes et dossiers : DP, PC, CU...
* Assurer le suivi administratif des demandes
* Informer les demandeurs de l'avancement de leurs dossiers et des décisions prises
* Assurer le classement et l'archivage des dossiers d'urbanisme
- Comptabilité
* Enregistrer, comptabiliser et saisir les dépenses et les recettes
* Assurer le suivi des factures en attente et des éventuels rejets
* Echanger avec les fournisseurs en cas de difficulté ou d'anomalie
- Gestion du portail famille
* Assurer la gestion et la mise à jour du fichier
* Enregistrer les inscriptions et les informations relatives aux enfants et aux familles
* Assurer le suivi administratif des dossiers
* Répondre aux demandes des familles concernant les inscriptions et la gestion administrative
- Gestion du cimetière communal
* Gérer les demandes de concessions et leur renouvellement
* Préparer les documents administratifs relatifs aux concessions, inhumations et opérations funéraires
* Renseigner les familles et les entreprises de pompes funèbres
* Participer à la mise à jour du plan et du fichier du cimetière
- Administration générale
* Rédiger et mettre en forme les courriers et documents administratifs
* Participer à la préparation et au suivi des délibérations et arrêtés, selon les missions confiées
* Assurer le classement et l'archivage des documents communaux
* Assurer le suivi des dossiers administratifs confiés par le maire
* Participer à la gestion quotidienne de la mairie et au bon fonctionnement du service

* Connaissance du fonctionnement des collectivités locales
* Notions en droit administratif et règlementation de l'état civil
* Notions en urbanisme
* Notions en comptabilité publique
* Maîtrise des outils informatiques (Word, Excel...), logiciels JVS Mairistem serait un plus.
* Rigueur, organisation et discrétion de traitement des dossiers
* Sens du service public et des relations avec les administrés
* Polyvalence et capacité d'adaptation