Secrétaire Administratif - Direction des Affaires Juridiques et Institutionnelles Daji - Ut2j H/F - Service Public

La DAJI sécurise juridiquement l'activité de l'université et assure son organisation institutionnelle. Elle réunit deux pôles : affaires juridiques et affaires institutionnelles.

Le pôle Affaires institutionnelles, où vous serez affecté/e, fait fonctionner l'institution au quotidien :

• travaux réglementaires et statutaires ;
• organisation des élections universitaires, professionnelles et ministérielles ;
• installation des conseils et suivi des mandats ;
• organisation des conseils centraux et des sections disciplinaires rattachées au Conseil Académique.

Le pôle conseille et assiste la gouvernance, les composantes et les services. Vous rejoindrez une équipe de 8 personnes

Mission 1 : Assistance technique et logistique pour les élections

• Logistique et administration
  • Gérer et suivre les réservations de locaux, salles, matériels, fournitures et prestations (enregistrements, restauration, etc.).
  • Accompagner les composantes et services dans l'organisation matérielle des élections.
  • Réceptionner les candidatures, tenir les bureaux de vote et organiser les opérations de dépouillement.
  • Contribuer au traitement et au façonnage des candidatures.
  • Participer à l'alimentation et à la mise à jour des bases de données électorales (ENT, tableaux, présentations).
  • Participer à l'archivage de la documentation électorale.
  • Rédiger comptes rendus et synthèses, et assurer le secrétariat des réunions.
  • Assister la responsable du pôle dans l'organisation des opérations électorales.

• Aspects financiers
  • Gérer et suivre les commandes de matériel, fournitures et prestations.

Mission 2 : Tâches administratives liées à l'activité du pôle

• Organisation des instances (environ 20 séances de conseils centraux par an)
  • Apporter un soutien administratif aux séances : mise en forme des documents d'appui, des supports de présentation et du recueil des délibérations.
  • Préparer les réunions : identification des procurations, des modalités de vote particulières et des contraintes.
  • Mettre en place les espaces, gérer les émargements et les procurations, et dénombrer les votes.
  • Accueillir les membres, invités/es et rapporteurs/es, et assister aux séances.
  • Apporter un appui au contrôle des procès-verbaux.
  • Soutien à la responsable du pôle
  • Assurer le secrétariat des sections disciplinaires (rédaction des PV d'audition).
  • Assurer le secrétariat des réunions.
  • Mettre en forme et actualiser documents et tableaux.

Vous participerez au strict respect des délais réglementaires (publication des actes, des listes électorales, des candidatures, etc.).

Savoirs

• Maîtrise des outils bureautiques, notamment Excel et Word.

Savoir-faire

• Capacité à vous adapter aux pics d'activité.
• Maîtrise des délais.
• Aisance à dialoguer, qualité rédactionnelle et goût du travail en équipe.

Savoir-être

• Rigueur, fiabilité et confidentialité.
• Aisance relationnelle, esprit de synthèse et d'analyse.
• Réactivité.

Diplôme, expérience : CAP/BEP minimum. Les candidatures de débutants/es motivés/es sont les bienvenues.

Poste de catégorie C ouvert uniquement aux agents contractuels.

CDD à temps plein de 8 mois à compter du 08/11/2026.

En rejoignant l'Université Toulouse - Jean Jaurès, vous pourrez bénéficier :

• jusqu'à 60 jours de congés annuels, dès la première année universitaire, aménagement possible du temps de travail sur 4.5 jours, 37h55 / semaine, la possibilité de jours de télétravail réguliers et/ou ponctuels, sous conditions ;
• de la participation au remboursement des frais de transport (prise en charge employeur 75%), forfait mobilité durable ;
• de l'accès à des prestations d'action sociale, accès aux dispositifs d'accueil
• de la petite enfance (crèche);
• de l'accès aux activités artistiques, sportives et culturelles de l'université à des tarifs préférentiels ;
• de la protection sociale complémentaire ;
• des possibilités de développement professionnel en interne (concours, mobilité, formation continue et parcours professionnel) ;
  de la restauration collective subventionnée sur le campus.