Assistant Administratif H/F - CFA IFCDis

IFCDis est un centre de formation spécialisé dans les métiers du commerce, de la vente et du tertiaire, et, propose des formations de niveaux CAP à Bac +2 . Ces parcours permettent d'intégrer les plus grandes enseignes et entreprises, et ce depuis 1993.

IFCDis, c'est également plus de 1000 apprenants formés chaque année, avec un taux de réussite moyen aux examens de 90 %.

Rejoignez l'aventure IFCDis !!

À propos du poste :

Dans le cadre du remplacement temporaire d'un membre de notre équipe, IFCDis recherche un(e) Assistant(e) administratif(ve) en CDD, à temps plein, pour rejoindre son service Administratif et Financier, à Toulouse.

Rattaché(e) à la Responsable administrative, vous participez à la gestion administrative et financière des actions de formation, notamment des contrats en alternance et des actions de formation conventionnées.

Vous assurez le suivi des dossiers, leur conformité et leur traçabilité, en lien avec les apprenants, les entreprises, les équipes internes et les organismes financeurs.

Vos missions :

Gestion administrative des actions de formation.

• Réceptionner et vérifier la complétude des dossiers administratifs des candidats à l'alternance
• Créer et mettre à jour les dossiers des entreprises, tuteurs et apprenants
• Saisir et éditer les conventions de formation ainsi que les documents réglementaires nécessaires
• Transmettre les dossiers de financement aux entreprises et aux OPCO
• Assurer le suivi des prises en charge auprès des OPCO
• Contrôler et suivre les dossiers tout au long du processus de formation
• Répondre aux demandes des alternants et des entreprises concernant la contractualisation
• Traiter les éventuelles non-conformités en lien avec les équipes concernées
• Mettre à jour les informations dans l'ERP et les différents tableaux de suivi
• Assurer la clôture et l'archivage des dossiers
• Saisir les formations dans les extranets des financeurs
• Établir les devis de formation
• Constituer les dossiers administratifs et comptables des formations
• Contrôler la conformité des documents nécessaires au suivi et à la facturation
• Préparer et suivre les dossiers de rémunération des stagiaires
• Assurer le suivi régulier des actions de formation
• Participer à l'émission et au suivi des factures
• Contrôler les dossiers avant leur mise en facturation
• Signaler les éventuelles non-conformités et assurer leur suivi
• Mettre à jour les tableaux de bord de suivi de la facturation
• Classer et archiver les justificatifs et documents liés aux actions de formation

Plus généralement, vous contribuez au bon fonctionnement du service, dans le respect des procédures internes, et alertez votre hiérarchie en cas de dysfonctionnement.

De formation Bac +2 dans le domaine de la gestion administrative, vous disposez idéalement d'une première expérience en gestion administrative, en organisme de formation, CFA ou OPCO.

Vous êtes à l'aise avec les outils bureautiques et les logiciels de gestion et savez travailler avec rigueur sur des dossiers nécessitant un suivi précis.

• Rigoureux(se) et organisé(e), avec le sens des priorités
• À l'aise dans le suivi administratif et la gestion de plusieurs dossiers simultanément
• Doté(e) d'un bon relationnel et appréciant le travail en équipe
• Capable d'analyser une situation et d'identifier les éventuelles anomalies
• Autonome, disponible et capable de rendre compte à sa hiérarchie
• À l'aise avec les outils informatiques, notamment le Pack Office et un ERP

La connaissance du fonctionnement d'un organisme de formation/CFA et des dispositifs de financement de formation serait appréciée.