Responsable Pôle Administratif H/F - Effia
- Paris 12e - 75
- CDI
- Effia
Les missions du poste
Keolis, leader mondial de la mobilité partagée, facilite le quotidien de millions de voyageurs avec des réseaux de transport sûrs et accessibles. Conscients des enjeux climatiques, nous déployons des solutions de mobilité durables pour réduire notre empreinte carbone.
Nous offrons également un environnement de travail où chacun peut s'épanouir, contribuer à la transformation du secteur des transports et faire la différence chaque jour.
#C'est notre façon d'avancer
Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.
Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l'équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.
A ce titre, vos missions seront les suivantes :
Management
* Animation managériale (réunions d'équipes, CR) d'une équipe de 5 assistants d'exploitation basés à Paris
* Suivi des indicateurs de performance de l'équipe
Coordination et suivi d'activité
* Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d'EFFIA afin de s'assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.
* Supervision des activités de l'équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
* Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS
* Reporting
Facturation clients
* Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations,SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d'ordre et l'exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.
* Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
* Suivi des indexations des différents contrats.
Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d'activité (ville, agglomération, CHU) etc.
Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale
* Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d'ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
* Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d'ordre, gestion de l'orgnaigramme DR IDF
* Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
* Gestion des moyens généraux des Directions régionales.
* Gestion de la flotte automobile de la DR IDF en lien avec le service auto.
* Dans une démarche d'amélioration continue, identification des axes d'amélioration du positionnement du pôle administratif au sein des Directions régionales, proposition de moyens d'actions et déploiement en accord avec l'arbitrage rendu par les Directions régionales.
Nous offrons également un environnement de travail où chacun peut s'épanouir, contribuer à la transformation du secteur des transports et faire la différence chaque jour.
#C'est notre façon d'avancer
Rattaché(e) au Directeur régional, vous coordonnez les projets et animez les interactions internes et externes relatifs aux processus administratifs de la Direction IDF.
Au sein du Pôle administratif, votre rôle sera de manager l'équipe et de piloter leurs missions en appui auprès des exploitants des deux Directions régionales.
A ce titre, vos missions seront les suivantes :
Management
* Animation managériale (réunions d'équipes, CR) d'une équipe de 5 assistants d'exploitation basés à Paris
* Suivi des indicateurs de performance de l'équipe
Coordination et suivi d'activité
* Gestion de la relation avec les différentes directions fonctionnelles d'EFFIA afin de s'assurer de la bonne déclinaison des orientations dans chacune des exploitations des directions régionales.
* Supervision des activités de l'équipe sur les volets approvisionnement (commandes annuelles, ponctelles, facturations), méthodes & process, voirie et assistanat des exploitations.
* Garant(e) du respect des délais de traitement des Recours Administratifs Préalables Obligatoires (RAPOS) (1 mois max), CSPS
* Reporting
Facturation clients
* Gestion de la facturation des clients de son périmètre (villes, agglomérations,SNCF) dans les délais impartis, en lien avec les donneurs d'ordre et l'exploitation en utilisant les sites et logiciels du type Chorus ou autre.
* Suivi des impayés en collaboration avec la comptabilité clients siège.
* Suivi des indexations des différents contrats.
Suivi des obligations contractuelles sur les aspects administratifs et financiers : attestations obligatoires à transmettre aux clients, rapports d'activité (ville, agglomération, CHU) etc.
Appui au Directeur régional et Assistanat de la Direction régionale
* Accueil téléphonique et physique, gestion du courrier à destination des donneurs d'ordre, rédaction de compte-rendu de réunions, courriers divers, classement etc.
* Contrôle et relecture sur la forme des rapports annuels à destination des donneurs d'ordre, gestion de l'orgnaigramme DR IDF
* Organisation des déplacements, des agendas et des réunions régionales (salons, séminaire, comité de direction, rituels managériaux etc.).
* Gestion des moyens généraux des Directions régionales.
* Gestion de la flotte automobile de la DR IDF en lien avec le service auto.
* Dans une démarche d'amélioration continue, identification des axes d'amélioration du positionnement du pôle administratif au sein des Directions régionales, proposition de moyens d'actions et déploiement en accord avec l'arbitrage rendu par les Directions régionales.
Le profil recherché
Ce que nous recherchons
* Bac +2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager
* Expérience d'au minimum 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement multisites.
* Bonne maîtrise des outils informatiques
* Autonomie, esprit d'équipe et du sens du service.
* Rigueur, organisation, pédagogie et bon rédactionnel.
Les étapes pour nous rejoindre
* Premier contact avec l'équipe recrutement
* Test de personnalité
* Entretien avec la Directrice des Appels d'Offres et Relations Contractuelles incluant une étude de cas (analyse financière et contractuelle)
* Rencontre avec le Directeur Général EFFIA
* Proposition d'embauche
Ce que nous proposons
* Rémunération : 38-44k fixe selon profil sur 13 mois
* 10% de prime variable sur objectifs
* Télétravail
* 15 JRTT
* Tickets restaurant à 10€ (participation employeur 60%)
* Mutuelle familiale avec conciergerie médicale
* Dispositif d'épargne salariale
* Intéressement, Participation
* CSE dynamique
* Crèche interentreprise : en partenariat avec la maison bleue
* Parking et garage à vélos sécurisés, vestiaires et douches pour les plus sportifs
Poste situé à Paris dans le 12ème.
Dans le cadre de sa politique diversité, EFFIA soutient l'égalité Femmes/Hommes, favorise l'insertion professionnelle et l'accès à l'emploi des personnes en situation de handicap.
* Bac +2 Assistant de gestion PME/PMI ou Assistant manager
* Expérience d'au minimum 5 ans sur des fonctions similaires dans un environnement multisites.
* Bonne maîtrise des outils informatiques
* Autonomie, esprit d'équipe et du sens du service.
* Rigueur, organisation, pédagogie et bon rédactionnel.
Les étapes pour nous rejoindre
* Premier contact avec l'équipe recrutement
* Test de personnalité
* Entretien avec la Directrice des Appels d'Offres et Relations Contractuelles incluant une étude de cas (analyse financière et contractuelle)
* Rencontre avec le Directeur Général EFFIA
* Proposition d'embauche
Ce que nous proposons
* Rémunération : 38-44k fixe selon profil sur 13 mois
* 10% de prime variable sur objectifs
* Télétravail
* 15 JRTT
* Tickets restaurant à 10€ (participation employeur 60%)
* Mutuelle familiale avec conciergerie médicale
* Dispositif d'épargne salariale
* Intéressement, Participation
* CSE dynamique
* Crèche interentreprise : en partenariat avec la maison bleue
* Parking et garage à vélos sécurisés, vestiaires et douches pour les plus sportifs
Poste situé à Paris dans le 12ème.
Dans le cadre de sa politique diversité, EFFIA soutient l'égalité Femmes/Hommes, favorise l'insertion professionnelle et l'accès à l'emploi des personnes en situation de handicap.