Assistant Administratif et de Gestion H/F - Espace 3 Architecture

Présentation du poste :
Au sein d'une agence d'architecture à taille humaine composée de 7 personnes, l'assistant(e) administratif(ve) assure la gestion administrative courante de l'agence, le suivi comptable en lien avec l'expert-comptable ainsi que le suivi administratif des projets et des chantiers.
En lien direct avec la direction et les architectes de l'agence, la personne contribue au bon fonctionnement quotidien de la structure et à la bonne organisation administrative des projets.

Missions principales :
1. Gestion comptable et financière courante
2. Suivi administratif des projets et des chantiers (en appui des architectes chargés des projets)
3. Secrétariat et fonctionnement courant de l'agence
4. Gestion administrative de l'agence (selon l'expérience de la personne)
5. Candidatures et marchés publics (en collaboration avec la direction et les architectes)

Profil recherché
Formation en gestion, administration, comptabilité, avec idéalement une première expérience dans une agence d'architecture, un bureau d'études, une entreprise du bâtiment ou une structure de maîtrise d'oeuvre.
La connaissance du fonctionnement administratif d'un chantier et du vocabulaire du bâtiment constitue un véritable atout.
La volonté d'optimiser les taches administratives avec l'outil de l'Intelligence Artificielle (en cours de développement à l'agence) est bienvenue.

Compétences souhaitées :
- Bonne maîtrise de Word, Excel et Outlook ou outils équivalents
- Maitrise de la facturation électronique et du logiciel CHORUS PRO
- Aisance avec les tableaux de suivi et les chiffres
- Bases solides en gestion et comptabilité courante
- Excellente organisation des dossiers numériques
- Qualités rédactionnelles et bonne orthographe
- Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément
- Aisance dans les échanges avec clients, entreprises et partenaires
- La connaissance d'un logiciel de gestion/facturation d'agence d'architecture serait appréciée.

Qualités personnelles :
Pour une petite agence, le poste nécessite avant tout :
Rigueur - autonomie - sens de l'organisation - fiabilité - polyvalence - discrétion - sens du service - capacité à anticiper.
La personne recherchée apprécie le fonctionnement d'une petite équipe, sait identifier les priorités et peut travailler de manière autonome tout en échangeant régulièrement avec les architectes.

Positionnement dans l'agence :
Rattachement : direction de l'agence (4 associés)
Relations internes : ensemble des architectes et collaborateurs
Relations externes : clients, entreprises, bureaux d'études, fournisseurs, expert-comptable, organismes administratifs et partenaires de l'agence.
Type de poste : temps plein 35 ou 39h

Experience: 2 An(s)

Compétences: Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données,Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Assurer la liaison avec les fournisseurs pour les commandes de bureau,Maintenir à jour les dossiers administratifs,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients,Veiller au respect des échéances administratives

Langues: Français souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Activités d'architecture

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.