Assistant·e de Direction - Ddets 76 H/F - Service Public

Missions du service:

Encadrement, animation des équipes de la DDETS
Mise en oeuvre des politiques publiques

- Composition et effectifs du service : 4A, 1B, 3C

- Liaisons hiérarchiques : Directeur, Directeurs adjoints, Chef Cabinet

Activités principales :

1. Assiste la direction (directeur et adjoints) dans l'organisation quotidienne du travail
- Assure la gestion et la coordination des agendas de la direction : planifie, organise les réunions : mailing, convocations diffusion, réservation des salles, préparation des fonds de dossier - calendrier.
- Assure les arrivées et départs du courrier : enregistrement du courrier entrant pour lequel il faut garder une traçabilité; vérification de la conformité des courriers sortant (respect de la charte graphique); prise en charge des circuits de signature.
- Rédige et met en forme des courriers et documents à la demande de la direction.
- Assure l'accueil téléphonique et physique de la direction.
- Assure le classement et l'archivage de documents

2. Assiste le cadre de référence du secrétariat général commun (SGC) dans l'organisation quotidienne du travail
- Prépare les convocations, l'ordre du jour et les documents qui s'y rapportent pour les instances formelles de dialogue social.
- Etablit le PV des instances de dialogue social
- Assiste le cadre de référence dans ses missions de gestion des ressources humaines : met en forme des supports écrits, assure l'accueil téléphonique et physique, gère les courriers
- Centralise les commandes de fourniture de la DDETS et veille à leur distribution dans les différents pôles et services.
- Assure l'accueil téléphonique et physique du cadre de proximité.
- Assure le classement et l'archivage de documents

3. Contribue à la circulation de l'information au sein de la DDETS
- Elabore des comptes-rendus de réunion notamment ceux du comité de direction
- Effectue des recherches documentaires
- Tient à jour l'organigramme et contribue à l'actualisation du site internet
- Gère la boîte fonctionnelle de la DDETS et la boîte usagers : relevé quotidien, ventilation auprès des pôles, suivi des réponses.

4. Assure les missions de gestionnaire budgétaire pour les BOP 177
- Vise les demandes de subvention dans Chorus formulaire
- Vise les demandes de paiement et transmet dans Chorus formulaire au CGF

Activités annexes :

Partenaires institutionnels : DREETS, préfecture, sous préfectures, conseil départemental, conseil régional , intercommunalités, communes, autres administrations et partenaires associatifs.

E : Savoir agir dans un contexte complexe, faire preuve de créativité, trouver de nouvelles solutions, former d'autres agents, être référent dans le domaine.
M : Mettre en oeuvre la compétence de manière régulière, corriger et améliorer le processus, conseiller les autres agents, optimiser le résultat.
A : Savoir effectuer, de manière occasionnelle ou régulière, correctement les activités, sous le contrôle d'un autre agent, savoir repérer les dysfonctionnements.
N : Disposer de notions de base, de repères généraux sur l'activité ou le processus (vocabulaire de base, principales tâches, connaissance du processus, global...)



Connaissances :
- Environnement institutionnel et administratif : organisation, fonctionnement et missions des services dans le champ concerné (A)
- Techniques administratives et bureautiques (M)
- Systèmes de classement et d'archivage (M)
- Cadre législatif et réglementaire (A)
- Politiques et dispositifs sociaux (N)

Savoir-être :
- Maîtriser les techniques de classement et d'archivage ***
- Prendre des notes ***
- Utiliser les techniques de lecture rapide**
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Savoir-faire :
- Être rapide, réactif et avoir l'esprit d'initiative ***
- Avoir le sens de l'écoute et du dialogue ***
- Travailler en équipe **
- Faire preuve de rigueur méthodologique et avoir le sens de l'organisation **

Assistante de direction :

Agent-e contractuel-le
- Filière : Assistante
- Métier : Assistant-e de direction
- Catégorie : B
- Expérience minimum attendue : moins de 5 ans (Indice majoré : 368)
- Expérience maximum attendue : plus de 5 ans (Indice majoré : 423)

Agent-e titulaire
- Catégorie : B
- Métier : Secrétaire administratif de classe normale
- NBI : 15 points (SD001 - NBI SD_Agent responsable du secrétariat de direction)