Assistant Administratif Instances H/F - Grand Lyon

La Métropole de Lyon est une collectivité territoriale unique en France. Créée en 2015, elle porte des politiques publiques ambitieuses pour ses concitoyens et réalise ses missions de service public dans de très nombreux domaines : mobilité, environnement, aménagement urbain, habitat, aide sociale, protection de l'enfance, personnes âgées, handicap, insertion
professionnelle, collèges, développement économique, voirie, eau, déchets, tourisme, culture, sport, ...

Forte de plus de 9 600 femmes et hommes engagés au quotidien au service du territoire et de ses 1,4 million d'habitants, la Métropole de Lyon est un employeur qui offre une très grande variété de parcours avec plus de 250 métiers exercés dans différentes filières (administrative, technique, sociale et médico-sociale, culturelle...).

Au sein de la direction des assemblées, des affaires juridiques et des assurances, vous intégrez la direction adjointe gestion et animation des assemblées, qui anime le processus délibératif de la collectivité, dans un souci de régulation et de sécurité juridique. Aussi, vous participez au fonctionnement quotidien des instances de la Métropole de Lyon, lieux essentiels de débat, de coordination et de décision des politiques publiques locales.

Vous souhaitez exercer vos fonctions au plus près du fonctionnement démocratique d'une grande collectivité territoriale et contribuer concrètement à la préparation et au bon déroulement de ses instances décisionnelles ? Ce poste d'assistant administratif est fait pour vous !

Au sein d'un collectif d'une vingtaine d'agents travaillant en équipe, vous intervenez dans un environnement ayant pour vocation à organiser l'ensemble du processus décisionnel, et veillez à la sécurisation des actes qui en résultent, la fiabilité des procédures, la qualité des documents ainsi qu'à la lisibilité de l'action de la collectivité.

Accompagné et sous la responsabilité de votre manager de proximité, vous occupez un rôle opérationnel au sein d'une organisation structurée avec un cycle récurrent et rythmé par des échéances.

À ce titre, vous contribuez à la bonne tenue des instances métropolitaines (Conseil métropolitain, Conférence métropolitaine des Maires, Commission permanente, commissions thématiques ...) :
- vous assistez les responsables d'instances dans la préparation des séances, notamment par la réalisation des ordres du jour et dossiers de séance, ainsi que par l'envoi des convocations, étapes majoritairement dématérialisées,
- vous sécurisez et finalisez les actes et documents administratifs (délibérations, arrêtés, courriers...) en assurant leur mise en forme et leur contrôle dans le respect des procédures établies,
- vous restituez les échanges et les décisions des instances, à travers la réalisation de comptes - rendus et de procès - verbaux à partir notamment, d'enregistrements audio et d'outils de retranscription. Vous veillez à restituer avec précision les échanges et les éléments essentiels.

Votre contribution est essentielle à la qualité, à la fiabilité et à la lisibilité des décisions prises par la collectivité.

Vous êtes une personne organisée, rigoureuse et adaptable, à l'aise dans un environnement rythmé par des échéances institutionnelles. Vous savez anticiper, gérer les priorités et faire preuve de souplesse lorsque les contraintes ou les besoins évoluent.

À l'aise avec les outils bureautiques et informatiques, vous maîtrisez la rédaction et la mise en forme de documents administratifs. Votre maîtrise de l'orthographe, de la grammaire et de la syntaxe vous permet de produire des documents clairs, fiables et soignés.

Au contact d'interlocuteurs diversifiés, vous savez faire preuve de discrétion, et traiter les informations avec la confidentialité et la réserve nécessaires.

Vous avez le sens du service public, appréciez le travail en équipe : vous savez coopérer, partager l'information, solliciter votre responsable lorsque nécessaire et vous inscrire dans un fonctionnement collectif.

Une connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales ou d'une Métropole n'est pas obligatoire mais serait un indéniable plus !