Secrétaire - CDD Remplacement H/F - Association le Relais - Chrs

Poste à pourvoir du 4 novembre 2026 au 16 novembre 2026, dans le cadre du remplacement temporaire de la secrétaire en poste.

Afin de faciliter la prise de fonction et d'assurer la continuité du service, deux journées de travail en binôme sont prévues en amont du remplacement.

Vos missions:
Sous la responsabilité de l'équipe de direction et dans le cadre des délégations qui vous sont confiées, vous assurez les missions administratives et d'accueil de la structure.
À ce titre, vous êtes notamment chargé(e) de :
- Assurer la saisie et la mise en forme des différents documents à l'aide des outils bureautiques, notamment Word et Excel ;
- Réceptionner, trier, classer et assurer la transmission des documents et courriers ;
- Réceptionner les appels téléphoniques, les orienter et assurer, lorsque nécessaire, leur filtrage ;
- Assurer la gestion administrative courante de la structure et veiller à la bonne tenue des dossiers ;
- Garantir un accueil téléphonique et physique professionnel, neutre et bienveillant, en assurant une première appréciation de la demande et, lorsque nécessaire, de son degré d'urgence afin d'orienter les personnes vers l'interlocuteur approprié ;
- Veiller à l'archivage et au classement des documents, à l'exception des pièces comptables et des dossiers du personnel ;

Après validation par un membre de l'équipe de direction, assurer dans les délais prévus la transmission des données et documents aux organismes concernés ;
- Participer chaque année à la mise en forme des rapports d'activité et des bilans sociaux des établissements ;
- Être force de proposition afin de contribuer à l'amélioration de l'organisation et à la bonne gestion des différentes tâches administratives.

Vous contribuez ainsi au bon fonctionnement administratif de la structure et à la qualité de l'accueil des usagers, des partenaires et des différents interlocuteurs.

Profil recherché:
Nous recherchons une personne organisée, rigoureuse, autonome et à l'aise avec les outils bureautiques, disposant de bonnes qualités relationnelles et rédactionnelles.
Une expérience dans le secrétariat administratif est exigé.

Experience: 12 Mois

Compétences: Gestion des emails,Gestion des urgences et des imprévus,Modalités d'accueil,Rédaction d'écrits professionnels,Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Gérer les agendas et planifier des rendez-vous,Mettre à jour un dossier, une base de données,Analyser les besoins en fournitures de bureau et gérer les approvisionnements,Archiver des dossiers et documents de référence,Assurer la confidentialité des données,Assurer la gestion administrative d'une activité,Organiser l'accueil des visiteurs,Participer à l'organisation d'événements internes,Préparer et suivre les dossiers de facturation,Réalise le traitement administratif de dossiers (frappe de courriers, mise en forme de documents, etc.),Renseigner, mettre à jour une documentation technique,Répondre aux demandes d'information internes et externes,Utiliser les outils numériques,Utiliser une messagerie sécurisée,Veiller au respect des échéances administratives

Permis: B - Véhicule léger souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Hébergement social pour adultes et familles en difficultés et autre hébergement social

Liste des qualités professionnelles:
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.