Assistant de Direction H/F - SEAS
- Chambéry - 73
- CDD
- SEAS
Les missions du poste
La Sauvegarde de l'Enfance et de l'Adolescence des Savoie, siège basé à Chambéry, est composée de 6 dispositifs en Savoie et Haute-Savoie, dont dépend le Dispositif Prévention, basés à Chambéry.
Sous la responsabilité du directeur du dispositif Prévention, dans son rôle d'articulation entre la direction et les fonctions supports, il-elle assure les différentes tâches de secrétariat polyvalent et de gestion administrative pour assister la direction du dispositif. Il-elle est en relation régulière avec le service comptabilité et Ressources Humaines, en contact direct avec le directeur, les assistantes métiers, les chefs de service et l'équipe pluridisciplinaire et en relation avec les partenaires extérieurs / institutionnels.
En renfort au sein de l'équipe de direction, composée d'un Directeur et d'une Assistante de direction à temps partiel, vous interviendrez sur différentes missions afin de renforcer l'activité et d'accompagner l'équipe :
- Gestion, suivi et constitution des dossiers Ressources Humaines
Procédure de recrutement (création, diffusion et suivi des offres d'emploi, réception et suivi des candidatures), en lien avec les cheffes de service et le directeur.
Entrée, accueil, parcours et sortie des salarié-es, en lien avec le service Ressources Humaines du siège de l'association et du directeur.
Suivi des formations (collectives, plan de développement des compétences)
Statistiques annuelles pour les rapports
- Soutien administratif de la direction et suivi institutionnel
Concevoir, rédiger et mettre en forme des documents : calendrier institutionnel, notes d'information, comptes rendus de réunion, rapports budgétaires et comptes administratifs, rapports d'activité .
Recherches d'information, de pistes de réalisation des projets de la direction.
Participation à des groupes de travail pour favoriser la démarche d'amélioration continue de la qualité
Préparation des documents pour les évaluations HAS
- Participation / préparation à la gestion de la comptabilité
Veiller à la bonne circulation des informations et à l'application du cadre des pratiques de facturation (devis, coordonnées, mode de règlement), être en lien avec les fournisseurs.
En lien avec la comptable du Dispositif au siège de l'association, réceptionner et vérifier les factures (selon les prises en charge, croisement avec les devis et bons de livraison, coordonnées), affecter / ventiler les dépenses selon les services
- Articulation logistique
En lien avec le chargé de vie associative au siège de l'association, suivi du parc de véhicule : traitement et suivi des sinistres, des contraventions, des dossiers administratifs et des services reliés.
- Assurer occasionnellement le relais de l'assistante métiers
Accueil physique et téléphonique du public, gestion des dossiers des personnes accompagnées.
Particularité(s) ou exigence(s) du poste
- Bon relationnel, capacités d'initiative, autonomie
- Disponibilité, rigueur administrative et d'organisation
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, .
Convention Collective appliquée : CCNT du 15 mars 1966 et avantages accords d'entreprise
Sous la responsabilité du directeur du dispositif Prévention, dans son rôle d'articulation entre la direction et les fonctions supports, il-elle assure les différentes tâches de secrétariat polyvalent et de gestion administrative pour assister la direction du dispositif. Il-elle est en relation régulière avec le service comptabilité et Ressources Humaines, en contact direct avec le directeur, les assistantes métiers, les chefs de service et l'équipe pluridisciplinaire et en relation avec les partenaires extérieurs / institutionnels.
En renfort au sein de l'équipe de direction, composée d'un Directeur et d'une Assistante de direction à temps partiel, vous interviendrez sur différentes missions afin de renforcer l'activité et d'accompagner l'équipe :
- Gestion, suivi et constitution des dossiers Ressources Humaines
Procédure de recrutement (création, diffusion et suivi des offres d'emploi, réception et suivi des candidatures), en lien avec les cheffes de service et le directeur.
Entrée, accueil, parcours et sortie des salarié-es, en lien avec le service Ressources Humaines du siège de l'association et du directeur.
Suivi des formations (collectives, plan de développement des compétences)
Statistiques annuelles pour les rapports
- Soutien administratif de la direction et suivi institutionnel
Concevoir, rédiger et mettre en forme des documents : calendrier institutionnel, notes d'information, comptes rendus de réunion, rapports budgétaires et comptes administratifs, rapports d'activité .
Recherches d'information, de pistes de réalisation des projets de la direction.
Participation à des groupes de travail pour favoriser la démarche d'amélioration continue de la qualité
Préparation des documents pour les évaluations HAS
- Participation / préparation à la gestion de la comptabilité
Veiller à la bonne circulation des informations et à l'application du cadre des pratiques de facturation (devis, coordonnées, mode de règlement), être en lien avec les fournisseurs.
En lien avec la comptable du Dispositif au siège de l'association, réceptionner et vérifier les factures (selon les prises en charge, croisement avec les devis et bons de livraison, coordonnées), affecter / ventiler les dépenses selon les services
- Articulation logistique
En lien avec le chargé de vie associative au siège de l'association, suivi du parc de véhicule : traitement et suivi des sinistres, des contraventions, des dossiers administratifs et des services reliés.
- Assurer occasionnellement le relais de l'assistante métiers
Accueil physique et téléphonique du public, gestion des dossiers des personnes accompagnées.
Particularité(s) ou exigence(s) du poste
- Bon relationnel, capacités d'initiative, autonomie
- Disponibilité, rigueur administrative et d'organisation
- Maîtrise de l'outil informatique : Word, Excel, .
Convention Collective appliquée : CCNT du 15 mars 1966 et avantages accords d'entreprise
Le profil recherché
Experience: 2 An(s) - En secrétariat de direction
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Compétences: Planification des tâches et gestion des priorités
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Action sociale sans hébergement n.c.a.
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.