Assistant Administratif et Commercial H/F - France Travail
- Le Mans - 72
- CDI
- France Travail
Les missions du poste
MISSIONS PRINCIPALES :
Basé(e) au Mans, sous la responsabilité de la direction des opérations locales et en étroite collaboration avec les fonctions centrales (admin, RH & financière) de l'entreprise, votre fonction regroupe plusieurs aspects, à savoir, sans exhaustivité ;
- Accueil physique et téléphonique ;
- Assurer opérationnellement la gestion administrative sur le périmètre d'intervention, à savoir : gestion administrative des prescriptions et des activités d'insertion, achats, fournisseurs, établissement de devis et factures, suivi des paiements, gestion des immobilisations (flotte de véhicules/téléphones/ordinateurs, inventaires, .), classement et archivage, organisation et logistique des activités, recherche de financements, planification des interventions et des prestataires, traitements des locations de salles (conventions, vérification des factures, mise à disposition des factures pour paiement) . ;
- Contribuer à assurer la conformité réglementaire des activités ;
- Contribuer à l'élaboration des bilans annuels et audits des actions mais aussi aux réponses aux appels d'offre ;
- Assurer la gestion administrative, logistique et commerciale de l'activité Formation continue et Conseils sur le périmètre local en collaboration avec la responsable administrative ;
- Constituer l'interface, sur son périmètre d'activités et de responsabilité, avec les partenaires habituels (clients & bénéficiaires, fournisseurs, financeurs, administrations & collectivités, partenaires, prestataires, .) ;
- Assurer la mise en place et le suivi d'éléments de pilotage relatif au périmètre des opérations (agendas & planification, prévisionnel commercial, tableaux de bord, .) en coordination avec les fonctions centrales de l'entreprise et à destination de la direction locale ;
- Participer aux opérations de fin de mois :
o Préparation des justificatifs de payes : vérifications des frais des salariés et de leurs absences
o Envoi, après vérification, des justificatifs de CB et la caisse
o Envoi des factures, .
- Contribuer au développement commercial des activités sur le territoire (recueil des besoins, identification de prospects et/ou de prestataires, prospection, .) ;
- Contribuer à une veille régulière sur votre périmètre (gestion administrative, techniques commerciales, juridique, social, .), en déterminer et analyser les tendances et opportunités pour les opérations locales ;
- Maintenir et développer ses compétences.
PROFIL RECHERCHE :
- Enthousiaste, dynamique, fortement impliqué(e) et persévérant(e) mais aussi très organisé(e) et rigoureux(se), vous souhaitez vous développer dans une PME à taille humaine et évoluer dans un poste exigeant, nécessitant à la fois beaucoup de polyvalence et d'adaptabilité ;
- Vous êtes efficace, très fiable et de confiance et avez déjà piloté la gestion administrative, logistique et commerciale d'un établissement et, si possible, aussi abordé sa dimension financière et comptable.
- Très exigeant(e), sachant faire preuve d'analyse et de recul, vous êtes avant tout pragmatique, réactif(ve), orienté(e) solutions et savez faire preuve d'initiatives sans outrepasser vos responsabilités.
- Ayant une appétence aussi bien pour l'autonomie que le travail en équipe, y compris dans un contexte délocalisé, vous êtes à l'écoute et de nature bienveillante, savez prendre en compte mais aussi proposer, convaincre et impliquer.
- Vous possédez des compétences avérées et significatives dans l'utilisation de la suite Microsoft 365 (Office, Outlook, SharePoint, .), de Canva (ou équivalent) et de la publication et diffusion de contenu sur les réseaux sociaux (Linkedin, FaceBook,.), sur un site internet (WordPress) ou via la messagerie (campagne marketing, formulaires en ligne, .) ;
- Vous apprenez et intégrez rapidement de nouvelles connaissances, compétences et/ou outils, spécifiques ou non aux métiers.
Le profil recherché
Experience: 1 An(s)
Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Techniques de vente à distance,Techniques commerciales,Techniques de gestion administrative,Accueillir en face à face,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi post-vente,Assurer le support commercial : campagne de fidélisation de la clientèle,Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés,Développer et fidéliser la relation client,Développer l'esprit d'équipe,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les réclamations et assurer un suivi de qualité,Optimiser la gestion des stocks et des ressources,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),Traiter les demandes spéciales des clients,Organisation, dynamisme et force de proposition,Exigence, rigueur et efficacité dans son travail,Ecoute et bienveillance,Très bonne communication (orale et écrit)
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Compétences: Maîtrise des outils informatiques (Internet, messagerie électronique) et bureautiques (Word, Excel, PowerPoint),Techniques de vente à distance,Techniques commerciales,Techniques de gestion administrative,Accueillir en face à face,Alimenter et actualiser la base de données clients et prospects, classer, archiver les dossiers et les documents,Assurer la relation client : suivi commercial, gestion des incidents (échanges, retours, avoirs), relance pour recouvrement,Assurer le suivi post-vente,Assurer le support commercial : campagne de fidélisation de la clientèle,Collaborer avec l'équipe de vente pour atteindre les objectifs communs,Collaborer avec les équipes internes pour répondre aux demandes clients,Définir et hiérarchiser les priorités en fonction des objectifs fixés,Développer et fidéliser la relation client,Développer l'esprit d'équipe,Effectuer le suivi des commandes, la facturation,Favoriser l'entente, la collaboration,Gérer les contacts entrants (appels, mails, courriers) et les transmettre au bon interlocuteur,Gérer les factures et les recouvrements en liaison avec les services comptable, juridique, contentieux,Gérer les réclamations et assurer un suivi de qualité,Optimiser la gestion des stocks et des ressources,Organiser des réunions et rédiger les comptes rendus,Préparer ou établir des propositions commerciales, rédiger les offres de prix, élaborer des devis,Renseigner et mettre à jour des outils de suivi et de traçabilité de l'activité (tableaux de bord, relevés d'incidents, qualitéetc.),Traiter les demandes spéciales des clients,Organisation, dynamisme et force de proposition,Exigence, rigueur et efficacité dans son travail,Ecoute et bienveillance,Très bonne communication (orale et écrit)
Permis: B - Véhicule léger exigé
Qualification: Employé qualifié
Secteur d'activité: Activités des sièges sociaux
Liste des qualités professionnelles:
Faire preuve de réactivité : Capacité à réagir rapidement face à des évènements et à des imprévus, en hiérarchisant les actions, en fonction de leur degré d'urgence / d'importance.
Organiser son travail selon les priorités et les objectifs : Capacité à planifier, prioriser, anticiper des actions, en tenant compte des moyens, des ressources, des objectifs et du calendrier pour les réaliser.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.